Ανάλογα με τον τύπο του γραφείου, ένας επόπτης γραφείου μπορεί να έχει πολλές διαφορετικές εργασιακές ευθύνες. Συνήθως, ένας επόπτης γραφείου είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση άλλου προσωπικού γραφείου καθώς και τη λειτουργία του γραφείου, συμπεριλαμβανομένων καθηκόντων όπως η δημιουργία ωρολογίων προγραμμάτων, η πρόσληψη και η εκπαίδευση νέων υπαλλήλων και η συντήρηση αναλωσίμων και εξοπλισμού γραφείου, μεταξύ άλλων. Ο επόπτης ενός γραφείου θα αναφέρεται συνήθως στην ανώτερη διοίκηση.
Ένας επόπτης γραφείου μπορεί να εργάζεται σε οποιοδήποτε μεσαίο έως μεγάλο γραφείο με έναν αριθμό διοικητικών υπαλλήλων γραφείου. Θα πρέπει να έχει άριστες οργανωτικές ικανότητες καθώς και την ικανότητα να συνεργάζεται καλά με άλλους ανθρώπους και να παρέχει εξυπηρέτηση πελατών, εάν χρειάζεται. Ένας επόπτης πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργήσει προγράμματα εργασίας που ικανοποιούν τις ανάγκες της επιχείρησης καθώς και να λαμβάνει υπόψη τα αιτήματα των εργαζομένων, όπως για τις διακοπές ή την ώρα της ασθένειας. Ένας επόπτης μπορεί επίσης να χρειαστεί να προγραμματίσει συναντήσεις ή άλλες εταιρικές εκδηλώσεις, καθώς και να λάβει πρακτικά συνεδριάσεων.
Είναι σημαντικό ένας επόπτης γραφείου να γνωρίζει και να κατανοεί όλες τις λειτουργίες και τις ανάγκες του γραφείου. Πρέπει να είναι σε θέση να διαβιβάσει αυτές τις πληροφορίες σε άλλους υπαλλήλους και να καταλάβει πόσο χρόνο πρέπει να πάρει κάθε μεμονωμένη εργασία. Επειδή μπορεί να ζητηθεί από έναν επόπτη γραφείου να βοηθήσει τη διοίκηση στην πρόσληψη νέων υπαλλήλων, είναι απαραίτητο να έχουμε μια σαφή ιδέα για τις δεξιότητες που απαιτούνται για να είναι επιτυχής σε ένα συγκεκριμένο περιβάλλον γραφείου. Είναι επίσης απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι οι εργασίες δεν θα επαναληφθούν και ότι κάθε εργαζόμενος είναι απαραίτητος.
Σε καθημερινή βάση, ένας επόπτης πρέπει να βεβαιωθεί ότι κάθε εργαζόμενος παραμένει στην εργασία του και διατηρεί εταιρικές πολιτικές για θέματα όπως η συμπεριφορά και ο ενδυματολογικός κώδικας. Εάν προκύψουν προβλήματα μεταξύ εργαζομένων ή πελατών ή πελατών, θα πρέπει να υπάρχει ένας επόπτης για να βοηθήσει στην επίλυση του προβλήματος. Ένας επόπτης γραφείου θα χρειαστεί επίσης να διατηρήσει τον εξοπλισμό στο γραφείο, όπως μηχανήματα αντιγραφής ή υπολογιστές, καθώς και να παρακολουθεί τις προμήθειες που πρέπει να παραγγελθούν.
Άλλες εργασίες μπορεί να περιλαμβάνουν λογιστική, λογιστικά καθήκοντα, συντήρηση συστήματος αρχείων, απάντηση τηλεφώνων και λήψη και αποστολή αλληλογραφίας γραφείου, μεταξύ άλλων. Κάθε γραφείο μπορεί να απαιτεί διαφορετικό συνδυασμό καθηκόντων από τους προϊσταμένους και το διοικητικό προσωπικό του, και ένας επόπτης πρέπει να είναι σε θέση να κάνει τη δουλειά του ενώ είναι καλός ηγέτης σε άλλους υπαλλήλους. Είναι σημαντικό ο επόπτης να μπορεί να ακούει τις ανησυχίες, τις ιδέες και τις προτάσεις των άλλων εργαζομένων, να καινοτομεί τρόπους επίλυσης προβλημάτων και να μεταφέρει σημαντικές ανησυχίες στην ανώτερη διοίκηση.