Συνιστάται στις εταιρείες να γράψουν επιστολή απόρριψης αιτούντος για εργασία σε όλους τους αιτούντες που δεν προσλαμβάνουν. Ο στόχος της επιστολής είναι να ενημερώσει τον αιτούντα για τις περιστάσεις, να δείξει εκτίμηση και να διατηρήσει μια καλή σχέση με τον αιτούντα. Τουλάχιστον, η επιστολή απόρριψης του αιτούντος εργασία πρέπει να περιλαμβάνει:
Δήλωση που ο αιτών δεν πήρε τη δουλειά.
Έκφραση εκτίμησης για την αίτηση και τυχόν συνεντεύξεις.
Τις καλύτερες ευχές στον αιτούντα για τη συνεχή αναζήτηση εργασίας ή την επαγγελματική του εξέλιξη.
Τα γράμματα μπορούν επίσης να περιέχουν ενθάρρυνση για επανυποβολή αίτησης, αίτηση για αίτηση σε άλλη τρέχουσα εργασία και προσωπικά στοιχεία για τα πράγματα που εκτιμούν οι συνεντευκτές για τον αιτούντα.
Τα περισσότερα γράμματα είναι γραμμένα σε επίσημο επιχειρηματικό στυλ. Η πρώτη μία έως δύο προτάσεις είναι αφιερωμένη στην ενημέρωση του αιτούντος ότι προσλήφθηκε κάποιος άλλος και δίνοντας έναν ασαφή λόγο για αυτό. «Δυστυχώς είμαστε σε θέση να σας προσφέρουμε μια δουλειά αυτή τη στιγμή, λόγω του υψηλού αριθμού ειδικευμένων υποψηφίων», ή αρκεί κάποια μετάθεση αυτής της πρότασης.
Οι επόμενες προτάσεις θα πρέπει να ευχαριστήσουν τον αιτούντα που υποβλήθηκε στη διαδικασία υποβολής αίτησης/συνέντευξης. Μπορούν επίσης να κατευθυνθούν προσωπικά, έτσι ώστε η εταιρεία να δείξει την ευγνωμοσύνη της για τη συνάντηση με τον αιτούντα. Μια πρόταση όπως: “Εκτιμήσαμε τη συνάντησή σας και απολαύσαμε τις ιδέες σας για το πώς θα ταιριάζατε με την εταιρεία μας”, είναι κατάλληλη αν αυτό συνέβη. Πολλοί επιχειρηματικοί εμπειρογνώμονες πιστεύουν ότι η δήλωση σε αυτό το μέρος της επιστολής απόρριψης του αιτούντος εργασία πρέπει να είναι ελαφρώς εξατομικευμένη και να εκφράζει κάποια εκτίμηση για ένα πραγματικό περιστατικό κατά τη διάρκεια της συνέντευξης για να απαλύνει την απόρριψη και να την κάνει προσωπική και δωρεάν.
Η τελευταία ουσιαστική λεπτομέρεια είναι μια ευχή για την επιτυχία του αιτούντος στο μέλλον. Αυτό μπορεί να εκφραστεί με μια απλή δήλωση όπως: «Σας ευχόμαστε συνεχή επιτυχία στο επάγγελμά σας (αναζήτηση εργασίας, καριέρα κλπ)». Η επιστολή απόρριψης του αιτούντος εργασία θα πρέπει στη συνέχεια να κλείσει με επίσημη υπογραφή.
Μεταξύ της έκφρασης εκτίμησης και της επιθυμίας για επιτυχία, οι επιστολές θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν προσκλήσεις για υποβολή αίτησης σε άλλες τρέχουσες θέσεις εργασίας ή για υποβολή αίτησης για θέσεις εργασίας στο μέλλον. Αυτές οι προσκλήσεις είναι ένας λόγος για να εξατομικεύσετε όλα τα γράμματα και να μην στείλετε μια φόρμα. Ορισμένες εταιρείες δεν καλωσορίζουν τον αιτούντα που υποβάλλει ξανά αίτηση εάν οι συνεντεύξεις ήταν κακές ή δυσμενείς, αλλά μπορεί να τους άρεσαν πολύ ορισμένοι υποψήφιοι και δεν μπορούσαν να τους προσφέρουν εργασία. Συνιστάται εάν υπάρχει μια δεύτερη θέση ανοιχτή, ο εργοδότης πρέπει να το πει όχι μόνο σε μια επιστολή, αλλά και σε ένα τηλεφώνημα.
Οι εταιρείες πρέπει να αποφεύγουν τις πιθανές παγίδες όταν γράφουν μια επιστολή απόρριψης αιτούντος εργασία. Δεν πρέπει να σχολιάζουν το άτομο ή τα άτομα που προσλήφθηκαν ή τις συγκεκριμένες ιδιότητες που έκαναν αυτό το άτομο μια καλύτερη επιλογή. Εκεί έγκειται η δυνατότητα για αγωγές σχετικά με αθέμιτες πρακτικές προσλήψεων. Επίσης, δεν συνιστάται να σχολιάζετε αρνητικά την απόδοση του αιτούντος. Θυμηθείτε το στόχο στο χέρι. ενημερώνω, ευχαριστώ, εύχομαι και αφήνω καλή εντύπωση.
SmartAsset.