Γνωστή και ως επιστολή διάλυσης, η επιστολή διάλυσης είναι ένα έγγραφο που χρησιμεύει ως ειδοποίηση ότι κάποιο είδος επιχειρηματικής σχέσης πλησιάζει στο τέλος του. Αυτός ο τύπος επιστολής μπορεί να σχετίζεται με τη λήξη μιας εργασιακής σχέσης μεταξύ δύο επιχειρηματικών εταίρων, ενός πελάτη και ενός πωλητή ή οποιουδήποτε άλλου είδους επιχειρηματικής συμφωνίας που υπάρχει μεταξύ δύο μερών. Το ακριβές περιεχόμενο μιας επιστολής διάλυσης καθορίζεται από τη φύση της ίδιας της επιστολής και την ανάγκη ικανοποίησης τυχόν νομιμότητας που μπορεί να υπάρχει στις δικαιοδοσίες όπου διαμένουν τα ενδιαφερόμενα μέρη.
Ενώ η ακριβής μορφή μιας επιστολής διάλυσης θα ποικίλλει ανάλογα με νομικά ζητήματα και τον τύπο της διάλυσης που λαμβάνει χώρα, υπάρχουν μερικά βασικά στοιχεία που είναι πιθανό να ληφθούν υπόψη σε οποιαδήποτε επιστολή διάλυσης. Το όνομα του αποστέλλοντος μέρους πρέπει να αναφέρεται πάντα με σαφήνεια, μαζί με το όνομα του παραλήπτη. Ο σκοπός της επιστολής πρέπει επίσης να αναφέρεται σαφώς στην πρώτη παράγραφο. Αυτό θα περιλαμβάνει κανονικά τον προσδιορισμό της σχέσης που τερματίζεται και την ημερομηνία που ο τερματισμός τίθεται σε ισχύ.
Εάν υπάρχει επίσημη σύμβαση μεταξύ των δύο μερών, είναι συχνά απαραίτητο να αναφέρονται συγκεκριμένα σχετικά με τη σύμβαση στο σώμα της επιστολής διάλυσης. Παρουσιάζονται λεπτομέρειες όπως οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης της σύμβασης και τα ονόματα των φορέων που συνήψαν τη συμφωνία. Σε περίπτωση που η διάλυση λαμβάνει χώρα πριν από την επίσημη ημερομηνία λήξης της σύμβασης, η αναφορά των όρων και προϋποθέσεων που σχετίζονται με την πρόωρη καταγγελία της σύμβασης είναι συχνά καλή ιδέα.
Ο προσδιορισμός του συγκεκριμένου λόγου ή λόγων για τον τερματισμό της σχέσης είναι επίσης ζωτικής σημασίας για τη σύνταξη μιας επιστολής διάλυσης. Οι λόγοι θα πρέπει να παρουσιάζονται με απλό τρόπο, με τη λέξη που χρησιμοποιείται να παραμένει όσο το δυνατόν πιο απαθής. Θα πρέπει να αποφεύγεται η φρασεολογία που είναι κατηγορητική ή ρίχνει βρισιές στην ακεραιότητα του παραλήπτη. Απλώς δηλώστε τα γυμνά γεγονότα της κατάστασης και διατηρήστε το κείμενο όσο το δυνατόν πιο απλό και άμεσο.
Μια επιστολή διάλυσης μπορεί συχνά να θίγει τυχόν υπολειπόμενες υποχρεώσεις που πρέπει να εκπληρώσει το ένα ή και τα δύο μέρη, σύμφωνα με τους όρους και τις προϋποθέσεις μιας προϋπάρχουσας σύμβασης. Αναγνωρίστε αυτά που περιλαμβάνονται στο σώμα της επιστολής και σημειώστε πώς θα επιλυθούν αυτά τα ζητήματα, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών για την έκδοση πληρωμών που οφείλονται στο ένα μέρος ή στο άλλο μέρος, και τυχόν άλλες τελικές αποφάσεις που θα επιτρέψουν και στα δύο μέρη να ακολουθήσουν το δικό τους δρόμο.
Λάβετε υπόψη ότι δεδομένου ότι οι νομικές απαιτήσεις για τη διάλυση μιας επιχειρηματικής σύμβασης ποικίλλουν κάπως από το ένα έθνος στο άλλο, είναι σημαντικό να συμβουλευτείτε έναν νομικό σύμβουλο κατά τη σύνταξη μιας επιστολής διάλυσης. Αυτός ο σύμβουλος μπορεί να προσφέρει ανεκτίμητη βοήθεια για να βεβαιωθείτε ότι πληρούνται όλες οι νομικές απαιτήσεις στο κείμενο. Λαμβάνοντας υπόψη νομικά ζητήματα καθώς και η προσπάθεια άσκησης επαγγελματικής επιχειρηματικής διακόσμησης στην επιλογή των λέξεων που χρησιμοποιούνται θα βοηθήσει πολύ στη διάλυση της σχέσης να προχωρήσει χωρίς επιπλοκές.
SmartAsset.