Για να γράψετε μια επιστολή μείωσης, θα πρέπει συνήθως να ξεκινήσετε έχοντας όλα τα απαραίτητα έγγραφα που χρειάζεστε για να αναφέρετε ή να συμπεριλάβετε και να δημιουργήσετε αντίγραφα αυτών των εγγράφων για αποστολή. Στη συνέχεια, θα πρέπει να ξεκινήσετε την επιστολή σας συμπεριλαμβάνοντας τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη, όπως το γραφείο της Υπηρεσίας Εσωτερικών Εσόδων (IRS) με το οποίο επικοινωνείτε, καθώς και το δικό σας όνομα και στοιχεία επικοινωνίας. Η επιστολή θα πρέπει να περιέχει μια σαφή και συνοπτική ένδειξη των τελών που σας έχουν χρεωθεί και που θέλετε να μειώσετε και τον λόγο για τον οποίο πιστεύετε ότι δεν πρέπει να πληρώσετε αυτές τις χρεώσεις. Η επιστολή μείωσης θα πρέπει να υποδεικνύει ότι δεν ενεργήσατε από κακή θέληση ή κακία και να αποδείξει ότι επιθυμείτε να διευθετήσετε το ζήτημα με εύλογο τρόπο.
Μια επιστολή μείωσης είναι μια επιστολή που γράφεται σε μια αντιπροσωπεία ή εταιρεία, συχνά στην IRS, σε μια προσπάθεια να επιδιώξει μείωση των κυρώσεων ή άλλων εξόδων που σας χρεώνει ο οργανισμός. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε έναν αριθμό εγγράφων με την επιστολή σας, επομένως βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα τα απαραίτητα έγγραφα καθώς τη γράφετε και δημιουργήστε αντίγραφα αυτών των εγγράφων για αποστολή με την επιστολή σας. Μην στέλνετε πρωτότυπα έγγραφα με την επιστολή μείωσης, καθώς μπορεί να χαθούν στο ταχυδρομείο. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε ένα αντίγραφο ή αναφορά της επιστολής που λάβατε, η οποία υποδεικνύει τι οφείλετε, συμπεριλαμβανομένου ενός αριθμού υπόθεσης, εάν ισχύει, και οποιασδήποτε τεκμηρίωσης έχετε για να επιβεβαιώσετε τον λόγο της μείωσης.
Η επιστολή μείωσης θα πρέπει να ξεκινά με τα στοιχεία επικοινωνίας για την εταιρεία ή το γραφείο με το οποίο επικοινωνείτε, ακολουθούμενα από τα δικά σας στοιχεία επικοινωνίας. Εάν γνωρίζετε το όνομα ενός ατόμου στην εταιρεία, όπως το άτομο που επικοινώνησε μαζί σας ή με έναν πράκτορα της IRS, τότε θα πρέπει να απευθύνετε την επιστολή μείωσης σας σε αυτό το άτομο, διαφορετικά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το “Ποιον μπορεί να αφορά”. Στη συνέχεια, θα πρέπει να δηλώσετε ξεκάθαρα ότι ζητάτε μείωση του ποσού που σας έχει χρεωθεί και να αναφέρετε την ημερομηνία της επιστολής που σας εστάλη και την υπόθεσή σας ή τον αριθμό λογαριασμού σας, εάν υπάρχει. Ο λόγος για τον οποίο ζητάτε τη μείωση θα πρέπει στη συνέχεια να δηλώνεται με σαφήνεια και θα πρέπει να είναι ένας νόμιμος λόγος, όπως φυσική καταστροφή, σοβαρή ασθένεια ή θάνατος στην οικογένεια.
Θα πρέπει να συμπεριλάβετε τεκμηρίωση που να υποστηρίζει τον λόγο που αναφέρετε στην επιστολή μείωσης, όπως φωτογραφίες της ζημιάς που προκλήθηκε από μια καταστροφή, μια επιστολή γιατρού που επιβεβαιώνει την ασθένειά σας ή ένα πιστοποιητικό θανάτου για ένα μέλος της οικογένειας. Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να προσπαθήσετε να συμπεριλάβετε κάποια μορφή μερικής πληρωμής ή ένα αίτημα για πρόγραμμα δόσεων για την εξόφληση του ποσού που προκάλεσε το πρόστιμο που θέλετε να μειώσετε. Αυτή είναι μια χειρονομία καλής πίστης που δεν είναι αυστηρά απαραίτητη, αλλά μπορεί να κάνει τη μείωσή σας πιο πιθανό να γίνει αποδεκτή. Θα πρέπει να έχετε κατά νου ότι μια επιστολή μείωσης μπορεί να είναι νομικό έγγραφο και ότι η σκόπιμη εξαπάτηση σε μια τέτοια επιστολή μπορεί να αποτελέσει λόγο για κατηγορίες απάτης ή ψευδορκίας.