Πολλοί άνθρωποι που αναζητούν θέσεις βοηθού γραφείου δεν έχουν πτυχία τριτοβάθμιας εκπαίδευσης και μπορεί να έχουν περιορισμένη εργασιακή εμπειρία, οπότε η συγγραφή επιστολής βοηθού γραφείου μπορεί να είναι απογοητευτική. Ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε να γράφετε το γράμμα είναι να διαβάσετε προσεκτικά την περιγραφή της εργασίας και να προσδιορίσετε ποια από τις εμπειρίες και τις δεξιότητές σας θα δείξει ότι είστε ο καλύτερος υποψήφιος για τη θέση. Επισημάνετε λέξεις -κλειδιά στην περιγραφή εργασίας και χρησιμοποιήστε αυτές τις λέξεις στη συνοδευτική επιστολή σας, αν είναι δυνατόν. Θυμηθείτε να ερευνήσετε τη σωστή μορφή συνοδευτικής επιστολής και να διορθώσετε τη συνοδευτική επιστολή του βοηθού του γραφείου σας αρκετές φορές πριν την στείλετε.
Ξεκινήστε τη συνοδευτική επιστολή του βοηθού γραφείου χαιρετώντας τον εργοδότη με το όνομά του, αν είναι δυνατόν. Φροντίστε να σημειώσετε γιατί ενδιαφέρεστε για τη θέση και εάν σας έχει παραπέμψει κάποιος από την εταιρεία, φροντίστε να το σημειώσετε στην πρώτη παράγραφο. Θα θέλετε να κρατήσετε τη συνοδευτική επιστολή του βοηθού γραφείου σύντομη και συγκεκριμένη, οπότε περιοριστείτε σε τρεις παραγράφους το πολύ. Σε αυτήν την πρώτη παράγραφο, μετά τον χαιρετισμό και άλλες σημειώσεις, σημειώστε αμέσως γιατί είστε ο καλύτερος υποψήφιος για τη δουλειά. Αναφέρετε μια συγκεκριμένη δεξιότητα, εμπειρία ή επίπεδο εκπαίδευσης που θα αναδείξει την ικανότητά σας να είστε ο καλύτερος δυνατός βοηθός γραφείου.
Περιγράψτε συνοπτικά την ικανότητα ή την εμπειρία που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες του εργοδότη. Επιστρέψτε και δείτε τις επισημασμένες λέξεις ή φράσεις και καθορίστε ποιες από τις δεξιότητες και τις εμπειρίες σας θα ταιριάζουν περισσότερο στις ανάγκες του εργοδότη. Περιγράψτε αυτήν την ικανότητα ή την εμπειρία, αλλά αποφύγετε την υπερβολική λεπτομέρεια. θα μπορείτε να επεξηγήσετε αυτό το θέμα κατά τη διάρκεια μιας συνέντευξης και το βιογραφικό σας σημείωμα μπορεί να περιλαμβάνει ακόμη περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ικανότητα ή την εμπειρία. Δώστε παραδείγματα προηγούμενων επιτυχιών, εάν είναι δυνατόν, όπως μια εποχή που επαινεθήκατε ή αναγνωρίσατε με άλλο τρόπο για τη σκληρή δουλειά σας.
Εάν δεν έχετε προηγούμενη εμπειρία ως βοηθός γραφείου, η συνοδευτική επιστολή του βοηθού γραφείου σας θα πρέπει να μεταφέρει τις ικανότητές σας που θα σας ταιριάζουν για τη δουλειά. Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο, αλλά όχι αδύνατο. σημειώστε άλλες εργασίες που μπορεί να ήταν συγκρίσιμες σε δυσκολία ή ακόμα πιο δύσκολες και εξηγήστε πώς αυτές οι εργασίες σας προετοιμάζουν για τη θέση του βοηθού γραφείου. Να είστε σίγουροι και σταθεροί με τη γλώσσα σας και να αποφεύγετε να χρησιμοποιείτε φράσεις που θα μεταφέρουν έλλειψη εμπιστοσύνης ή βεβαιότητας. Πείτε στον εργοδότη γιατί είστε ο καλύτερος υποψήφιος, όχι γιατί “νομίζετε” ότι είστε ο καλύτερος υποψήφιος.