Πώς μπορώ να γράψω μια συνοδευτική επιστολή ενός Executive Assistant;

Όταν γράφει συνοδευτική επιστολή εκτελεστικού βοηθού, η υποψήφια πρέπει να χρησιμοποιήσει μία σελίδα για να επιδείξει τις δεξιότητές της, να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στη λεπτομέρεια και να παράσχει συγκεκριμένα παραδείγματα χρήσης αυτών των δεξιοτήτων σε προηγούμενο περιβάλλον εργασίας. Αυτοί οι στόχοι μπορούν να επιτευχθούν δημιουργώντας ένα μοναδικό επιστολόχαρτο τόσο για τη συνοδευτική επιστολή όσο και για το βιογραφικό, και διορθώνοντας τις υποβολές για να βεβαιωθείτε ότι είναι απαλλαγμένες από γραμματικά και ορθογραφικά λάθη. Η επιστολή μπορεί να απευθυνθεί στον επικεφαλής του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού ή σε μεμονωμένες συνεντεύξεις και μπορεί να ζητήσει χρόνο και τόπο στον οποίο η αιτούσα μπορεί να συναντηθεί για να συζητήσει περαιτέρω τους τρόπους με τους οποίους οι ικανότητές της μπορούν να ωφελήσουν την εταιρεία πρόσληψης.

Τα καθήκοντα ενός εκτελεστικού βοηθού περιλαμβάνουν συνήθως κατάθεση, αποστολή φαξ, απάντηση τηλεφώνων και εκτέλεση γραφείου σε υπολογιστή. Αυτός ο τύπος θέσης χρησιμεύει για να διευκολύνει τις ανάγκες της ανώτερης διοίκησης μιας εταιρείας ή μιας μεγάλης εταιρείας. Οι εταιρικοί αντιπρόεδροι, οι εκτελεστικοί λειτουργοί και οι οικονομικοί λειτουργοί χρησιμοποιούν γενικά αυτόν τον τύπο βοηθού. Ορισμένες θέσεις ενδέχεται να απαιτούν από τον εκτελεστικό βοηθό να φροντίζει και μικρά προσωπικά καθήκοντα για το στέλεχος, όπως προγραμματισμό κρατήσεων για φαγητό, παραλαβή πελατών και τροφοδοσία επαγγελματικών γευμάτων.

Κατά την υποβολή αίτησης για αυτόν τον τύπο θέσης, η συνοδευτική επιστολή του βοηθού θα πρέπει συνήθως να περιορίζεται σε μία σελίδα. Ο σκοπός της επιστολής είναι να χρησιμεύσει ως εισαγωγή στον διευθυντή προσλήψεων και ενδεχομένως στο στέλεχος στο οποίο θα απαντήσει η θέση. Λεπτομερείς πληροφορίες, όπως η προηγούμενη απασχόληση, η διάρκεια παραμονής σε προηγούμενες θέσεις εργασίας και το μορφωτικό υπόβαθρο μπορούν να αναφέρονται στο συνημμένο βιογραφικό, το οποίο μπορεί να είναι δύο σελίδες ή περισσότερες ανάλογα με τις ανάγκες.

Το βιογραφικό και η συνοδευτική επιστολή του βοηθού μπορούν να σχεδιαστούν ώστε να αλληλοσυμπληρώνονται με στυλ. Η αιτούσα μπορεί να χρησιμοποιήσει βασικό λογισμικό επεξεργασίας λέξεων για να δημιουργήσει ένα επιστολόχαρτο το οποίο περιλαμβάνει το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της. Αυτό το επιστολόχαρτο μπορεί να εκτυπωθεί στις κορυφές τόσο του βιογραφικού όσο και του γράμματος για να δημιουργήσει μια ομοιόμορφη εμφάνιση που δείχνει επίσης τις δεξιότητες υπολογιστή του υποψηφίου και την προσοχή στη λεπτομέρεια.

Η συνοδευτική επιστολή του εκτελεστικού βοηθού πρέπει να είναι συγκεκριμένη και συνοπτική στη διεύθυνση, το περιεχόμενο και τον χαιρετισμό. Η επιστολή μπορεί να ξεκινήσει απευθύνοντας τον διευθυντή προσλήψεων συγκεκριμένα εάν είναι διαθέσιμες αυτές οι πληροφορίες, όπως «Αγαπητέ κύριε Γκόμεζ», ή στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας εάν δεν παρέχεται το όνομα. Για να αποφευχθεί το περιττό μήκος και η λέξη, μια επιστολή μιας σελίδας αποτελείται συνήθως από τέσσερις έως πέντε παραγράφους, με κάθε παράγραφο να περιέχει τρεις έως πέντε προτάσεις. Στην τελευταία παράγραφο, η αιτούσα μπορεί να ζητήσει να κανονίσει μια συγκεκριμένη ώρα και τόπο συνάντησης στην οποία θα μπορούν να συζητηθούν τα περαιτέρω προσόντα της σε μια συνέντευξη. Η φύση αυτού του τύπου θέσης απαιτεί εξαιρετικές γραφικές δεξιότητες και ο αιτών πρέπει να διορθώσει την επιστολή αρκετές φορές για να διασφαλίσει ότι δεν υπάρχουν γραμματικά ή ορθογραφικά λάθη.

Η αιτούσα μπορεί να θεωρήσει επωφελής τη χρήση της συνοδευτικής επιστολής του βοηθού ως ευκαιρία για να δώσει ένα παράδειγμα των εργασιακών δεξιοτήτων της. Το παράδειγμα θα πρέπει να είναι μια συγκεκριμένη περίπτωση κατά την οποία η αιτούσα χρησιμοποίησε δεξιότητες που σχετίζονται με τη νέα θέση εργασίας για την οποία υποβάλλει αίτηση. Για παράδειγμα, εάν τα νέα προσόντα εργασίας περιλαμβάνουν γνώση συγκεκριμένου τύπου προγράμματος υπολογιστή, τότε η αιτούσα μπορεί να συμπεριλάβει ένα παράδειγμα για το πώς χρησιμοποίησε αυτόν τον τύπο προγράμματος για να ολοκληρώσει μια παρουσίαση ή μια σειρά αναφορών για τον προηγούμενο εργοδότη της. Η αιτούσα μπορεί επίσης να απαριθμήσει βραβεία και τυχόν ειδική αναγνώριση που μπορεί να έχει λάβει σε προηγούμενες εργασιακές εμπειρίες που σχετίζονται με τα ταλέντα και τις ικανότητές της.