Μια καλή συνοδευτική επιστολή για βιογραφικό σημείωμα (CV) επικεντρώνεται στην εξήγηση γιατί ο αιτών είναι κατάλληλος για τη θέση και δεν επικεντρώνεται σε γεγονότα που είναι ήδη διαθέσιμα στο βιογραφικό. Θα πρέπει αντ ‘αυτού να παρέχει νέες ή πιο λεπτομερείς πληροφορίες για τις οποίες θα μπορούσε να ενδιαφερθεί ο δυνητικός εργοδότης. Θα πρέπει επίσης να επιδιώξει τη σύνδεση των δεξιοτήτων και της εμπειρίας που αναφέρονται στο βιογραφικό με τη συγκεκριμένη εργασία για την οποία υποβάλλει αίτηση ο αιτών.
Ένα βιογραφικό σημείωμα θα περιέχει κανονικά μόνο πολύ βασικές προτάσεις, ενώ μια συνοδευτική επιστολή για ένα βιογραφικό σημειώνει με μεγαλύτερη σαφήνεια την ικανότητα του υποψηφίου να γράψει. Οι εργοδότες μερικές φορές θα συμπεράνουν ένα ανοργάνωτο μυαλό από την ανάγνωση μιας κακώς γραμμένης επιστολής. Όλες οι παράγραφοι πρέπει να ελέγχονται προσεκτικά για ορθογραφικά λάθη και γραμματικά λάθη και κάθε παράγραφος πρέπει να ακολουθεί λογικά από την προηγούμενη.
Όσον αφορά τη μορφή, μια συνοδευτική επιστολή για βιογραφικό θα πρέπει να έχει την ίδια παρουσίαση με μια τυπική επαγγελματική επιστολή. Αυτό το πρότυπο διαφέρει μεταξύ πολιτισμών. Εάν υποβάλλετε αίτηση για εργασία σε μια ξένη χώρα, θα πρέπει να ερευνήσετε πώς οι άνθρωποι σε αυτήν τη χώρα συνήθως μαθαίνουν να συντάσσουν μια επίσημη επαγγελματική επιστολή και να προσαρμόζουν ανάλογα τη δική τους.
Στις περισσότερες αγγλόφωνες χώρες, οι συνοδευτικές επιστολές για βιογραφικά συνήθως μοιάζουν, καθώς οι τυπικές μορφές επαγγελματικών επιστολών είναι επίσης αρκετά παρόμοιες. Ωστόσο, το τυπικό χαρτί μεγέθους γραμμάτων μπορεί να διαφέρει μεταξύ ορισμένων από αυτές τις χώρες. Οι περισσότεροι εργοδότες πιθανότατα δεν θα ενδιαφέρονται για το μέγεθος μιας τυπωμένης σελίδας όσο για το περιεχόμενό της, αλλά όποτε είναι δυνατόν, είναι πιθανότατα καλύτερο να δώσουν στον εργοδότη αυτό που έχει συνηθίσει από την άποψη της παρουσίασης.
Τα συμφέροντα του εργοδότη πρέπει να είναι πρωτίστως στο μυαλό κάποιου όταν γράφει συνοδευτική επιστολή για βιογραφικό. Ενώ είναι σημαντικό να εκφράζεται ο ενθουσιασμός, μια συνοδευτική επιστολή δεν πρέπει να εξηγεί γιατί η εργασία είναι τέλεια για τον αιτούντα, αλλά γιατί ο αιτών είναι τέλειος για τη δουλειά. Ο κύριος σκοπός της επιστολής είναι να καταδείξει γιατί ένας υποψήφιος είναι η καλύτερη επιλογή για να καλύψει μια συγκεκριμένη κενή θέση. Είναι σημαντικό να προσαρμόσετε τη συνοδευτική επιστολή κάποιου όσο το δυνατόν περισσότερο στον συγκεκριμένο ρόλο και τον οργανισμό εργασίας. Μια μη ειδική συνοδευτική επιστολή κάνει τον αιτούντα να φαίνεται εξίσου γενικός και είναι απίθανο να επιστήσει την προσοχή.
Συνοδευτική επιστολή για βιογραφικό πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο κατά την υποβολή αίτησης για θέση. Δεν πρέπει να αποστέλλεται χωρίς βιογραφικό σημείωμα ή όπου η επιστολή ερωτήματος θα ήταν πιο κατάλληλη. Μια επιστολή ερωτήματος είναι μια ανεπιθύμητη διαφήμιση των υπηρεσιών σας ή ένα αίτημα για πληροφορίες σχετικά με τις ευκαιρίες απασχόλησης. Συνήθως είναι πολύ πιο σύντομο από μια συνοδευτική επιστολή και δεν συνοδεύεται από βιογραφικό.