Χωρίς την εκκαθάριση πληροφοριών που συνοδεύει μια θέση εργασίας όπως αυτή του αστυνομικού ή του εισαγγελέα, η αναζήτηση των αρχείων απόλυσης με όρους μπορεί να είναι δύσκολη υπόθεση. Τα περισσότερα αρχεία αποφυλάκισης είναι δημόσια αρχεία και μπορούν να εξεταστούν μεμονωμένα αφού ακολουθήσετε τα σωστά βήματα. Επικοινωνώντας με την επιτροπή αρχείων και συμπληρώνοντας τα κατάλληλα έγγραφα, θα μπορείτε να δείτε αυτά τα αρχεία. Τα περισσότερα αρχεία αποφυλάκισης παρέχουν μόνο πολύ βασικές πληροφορίες, όπως ημερομηνίες κυκλοφορίας.
Το πρώτο σας βήμα για την αναζήτηση αρχείων αποφυλάκισης υπό όρους είναι να ερευνήσετε ποια ομάδα είναι υπεύθυνη για την οργάνωση και τη διανομή αυτών των πληροφοριών στη χώρα σας. Τα περισσότερα σωφρονιστικά συστήματα διοικούνται από την κυβέρνηση και διαθέτουν συγκεκριμένο κλάδο που ελέγχει αυτά τα δεδομένα. Για παράδειγμα, στις Ηνωμένες Πολιτείες, η American Parole and Probation Association διοικείται από το Υπουργείο Δικαιοσύνης των ΗΠΑ. Αυτή η ομάδα επιβλέπει οποιαδήποτε αναζήτηση αρχείων αποφυλάκισης υπό όρους και έχει ένα συγκεκριμένο σύνολο κανονισμών σχετικά με το πώς να ζητήσετε αυτά τα δεδομένα.
Ερευνήστε ποιες πληροφορίες χρειάζονται και συμπληρώστε τυχόν έγγραφα που είναι απαραίτητα για να ανακαλύψετε τις συνθήκες αποφυλάκισης του εν λόγω ατόμου. Για την American Parole and Probation Association, πρέπει να συμπληρώσετε ένα αίτημα για το Freedom of Information Act. Αυτός ο νόμος δίνει στους πολίτες το δικαίωμα να ελέγχουν τις δημόσιες πληροφορίες, όπως τα αρχεία αποφυλάκισης υπό όρους. Στις ΗΠΑ, δεν υπάρχει επίσημο έντυπο, αλλά πρέπει να γραφτεί μια επιστολή που να ζητά τα δεδομένα αποφυλάκισης ενός συγκεκριμένου ατόμου. Σε ορισμένες χώρες, υπάρχει ένα τέλος που πρέπει να καταβληθεί για να αποκτήσετε αυτά τα αρχεία.
Εάν είστε κρατούμενος που ζητά αυτά τα δεδομένα, η διαδικασία είναι συνήθως πιο περίπλοκη. Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, πρέπει να προσκομίσετε μια υπογραφή, μια συμβολαιογραφική σφραγίδα, μια πιστοποίηση ταυτότητας και μια σφραγίδα διαχειριστή υπόθεσης. Αυτά τα πρόσθετα βήματα κάνουν τη διαδικασία πολύ μεγαλύτερη για τους κρατούμενους παρά για τους εξωτερικούς πολίτες.
Οι πληροφορίες που περιέχονται στα περισσότερα αρχεία δημόσιας αποφυλάκισης είναι πολύ αραιές. Κυρίως, αποτελείται από πληροφορίες που ίσως γνωρίζετε ήδη, όπως το όνομα του ατόμου, τον αριθμό ταυτότητας του κρατουμένου και τα γενέθλια. Αυτά τα δεδομένα είναι σημαντικά γιατί σας βοηθούν να βεβαιωθείτε ότι έχετε το αρχείο του σωστού ατόμου, σε περίπτωση που υπάρχουν διπλότυπα ονόματα στο αρχείο. Το πιο σημαντικό, θα λάβετε επίσης την ημερομηνία καταδίκης του κρατούμενου, το είδος του αδικήματος και την τοποθεσία της ακρόασης για την αποφυλάκιση. Τέλος, θα δείτε την απόφαση που έλαβε το συμβούλιο αποφυλάκισης και, εάν ισχύει, πότε ο κρατούμενος αφέθηκε ελεύθερος στη δημοσιότητα.