Ένα διάγραμμα επιχειρηματικών διαδικασιών απεικονίζει οπτικά τις επιχειρηματικές διαδικασίες βήμα προς βήμα με στόχο τη βελτίωσή τους και μπορεί να δημιουργηθεί από οποιονδήποτε οργανισμό για οποιαδήποτε διαδικασία. Τα διαγράμματα διαδικασίας διαφέρουν ως προς την πολυπλοκότητα και τη μορφή, επομένως η μορφή, το εύρος και το επίπεδο λεπτομέρειας πρέπει να καθοριστούν πριν ξεκινήσει η δημιουργία. Μόλις καθοριστούν οι παράμετροι, τα διαδοχικά βήματα της διαδικασίας μπορούν να τεκμηριωθούν γραφικά και στη συνέχεια να αναλυθούν. Τα διαγράμματα μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας μια ποικιλία τεχνικών, χρησιμοποιώντας αυτοκόλλητες σημειώσεις, χαρτί ή εξειδικευμένο λογισμικό υπολογιστή. Συχνά μικρές ομάδες ανθρώπων δημιουργούν τα διαγράμματα για να διασφαλίσουν την πληρότητα.
Ο καθορισμός του πεδίου και των ορίων του διαγράμματος επιχειρηματικής διαδικασίας περιλαμβάνει την κατανόηση των εισροών, των αλληλεπιδράσεων και των αποτελεσμάτων της επιλεγμένης διαδικασίας. Οι πολύ σύνθετες διαδικασίες ή αυτές που συμβαίνουν σε πολλά οργανωτικά επίπεδα μπορεί να χρειαστεί να χωριστούν σε πολλά διαγράμματα. Η αρχική εξέταση των διαδικασιών στο διάγραμμα και των πεδίων εφαρμογής τους μπορεί να διασφαλίσει ότι τα οφέλη υπερτερούν του κόστους δημιουργίας.
Ανεξάρτητα από το επίπεδο λεπτομέρειας, ένα διάγραμμα επιχειρηματικής διαδικασίας είναι εξίσου επωφελές με τις πληροφορίες που περιέχονται σε αυτό. Συνεπώς, οι ομάδες χαρτογράφησης με μέλη από διάφορα στάδια της διαδικασίας μπορούν να παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες που θα μπορούσε να χάσει ένας δημιουργός. Παρά το μέγεθος της διαδικασίας ή τον αριθμό των εργαζομένων που συμμετέχουν, ωστόσο, οι ομάδες πρέπει να παραμένουν αρκετά μικρές για να είναι διαχειρίσιμες.
Ένα διάγραμμα επιχειρηματικής διαδικασίας μπορεί να δημιουργηθεί σε χαρτί, με αυτοκόλλητες σημειώσεις ή μέσω προγραμμάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών και εξειδικευμένου λογισμικού επιχειρησιακών διαδικασιών. Τα οφέλη της εργασίας με χαρτί ή αυτοκόλλητες σημειώσεις περιλαμβάνουν την ταχύτητα της δημιουργίας, τον μικρότερο χρόνο εκπαίδευσης και την ευκολία χειρισμού. Το μηχανογραφικό διάγραμμα περιλαμβάνει μια μακρύτερη εκπαιδευτική διαδικασία, αλλά ενισχύει τη μακροζωία, διευκολύνει τη μετάδοση πληροφοριών και μπορεί να συνδεθεί απευθείας στο λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών.
Μια άλλη πτυχή της μορφοποίησης περιλαμβάνει την επιλογή μιας σημειογραφίας μοντελοποίησης. Η Σημειοποίηση Μοντελοποίησης Επιχειρηματικών Διαδικασιών, που δημιουργήθηκε από την Πρωτοβουλία Διαχείρισης Επιχειρηματικών Διαδικασιών, είναι ένα παράδειγμα τυποποιημένου συστήματος γραφικών σημειώσεων για διαγράμματα διεργασιών. Τα τυποποιημένα συστήματα σημειογράφησης μπορούν να διευκολύνουν τη διατμηματική ή επιχειρηματική επικοινωνία του διαγράμματος μετά την ολοκλήρωση. Για παράδειγμα, η Σημείωση Μοντελοποίησης Επιχειρηματικών Διαδικασιών χρησιμοποιεί ορθογώνια για να αντιπροσωπεύει δραστηριότητες, διαμάντια για να αντιπροσωπεύει τις αποφάσεις και διάφορα βέλη για να εμφανίσει την ακολουθία. Ωστόσο, υπάρχουν άλλες μορφές τυποποιημένης σημειογραφίας. ο συμβολισμός μπορεί επίσης να αυτοσχεδιαστεί.
Αφού επιλεγεί το πεδίο, η μορφή και η ομάδα χαρτογράφησης, τα στάδια της διαδικασίας μπορούν να αναπαρασταθούν γραφικά για να συμπληρώσουν το διάγραμμα. Η καταιγίδα ιδεών για τα διάφορα στάδια της διαδικασίας με την ομάδα χαρτογράφησης είναι ένας τρόπος ολοκλήρωσης της τεκμηρίωσης. Η τήρηση των επιλεγμένων προτύπων σημειογραφίας σε αυτό το στάδιο μπορεί επίσης να βοηθήσει στη βελτιστοποίηση της δημιουργίας. Το επίπεδο λεπτομέρειας που απαιτείται για τον χάρτη διαδικασίας θα υπαγορεύει τις απαιτούμενες πληροφορίες σε κάθε βήμα, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν χρονικές καθυστερήσεις, εμφανίσεις πελατών και εξωτερικές επιρροές.
Πολλαπλά προσχέδια και ανασκοπήσεις του διαγράμματος διαδικασίας μπορούν να διασφαλίσουν ότι όλα τα βήματα έχουν τεκμηριωθεί. Ένας τρόπος για να το πετύχετε αυτό είναι να περπατήσετε τη διαδικασία σε πραγματικό χρόνο με την ομάδα χαρτογράφησης. Εάν η διαδικασία το καθιστά αδύνατο, η αξιολόγηση μπορεί να επιτευχθεί με τη διανομή αντιγράφων του διαγράμματος επιχειρηματικής διαδικασίας μεταξύ των μελών της ομάδας ή των εργαζομένων. Η ολοκλήρωση του διαγράμματος επιχειρηματικής διαδικασίας παρέχει στους χρήστες μια απεικόνιση της επιχειρηματικής διαδικασίας από την αρχή έως το τέλος, η οποία μπορεί να βοηθήσει στη διαχείριση και τη βελτιστοποίηση της επιχειρηματικής διαδικασίας.
SmartAsset.