Τα ψηφιακά φωτοαντιγραφικά έχουν αντικαταστήσει σε μεγάλο βαθμό τα αναλογικά φωτοτυπικά μηχανήματα ως βασικό εξοπλισμό γραφείου σε όλο τον κόσμο. Η προηγμένη τεχνολογία είναι καλύτερη για το περιβάλλον από τα παλιά μηχανήματα και μπορεί επίσης να είναι ευκολότερη στη συντήρηση και την επισκευή. Συνδυάζοντας τις λειτουργίες ενός σαρωτή εγγράφων και ενός εκτυπωτή λέιζερ, η συσκευή έχει φέρει επανάσταση στον τομέα της φωτοτυπίας.
Τα παραδοσιακά ή αναλογικά φωτοαντιγραφικά μηχανήματα λειτουργούν συνδυάζοντας ένα θετικά φορτισμένο τύμπανο και αρνητικά φορτισμένη ουσία που ονομάζεται γραφίτης για να αναδημιουργήσει την εικόνα του αρχικού εγγράφου σε ένα νέο κομμάτι χαρτί. Για τη δημιουργία πρόσθετων αντιγράφων, οι αναλογικές μηχανές θα έπρεπε να αντιγράφουν ξανά το πρωτότυπο κάθε φορά. Οι ψηφιακές μηχανές λειτουργούν σαν ένας σαρωτής εγγράφων υπολογιστή. αποθηκεύουν τα δεδομένα ως αρχείο που μπορεί στη συνέχεια να επανεκτυπωθεί επανειλημμένα, να τροποποιηθεί ή να αποθηκευτεί.
Ο μηχανισμός εκτύπωσης λειτουργεί σαν ένας σύγχρονος εκτυπωτής λέιζερ. Ο εκτυπωτής απομνημονεύει γρήγορα ολόκληρο το έγγραφο που έχει σαρωθεί μέσω ενός Raster Image Processor (RIP) και δημιουργεί τη σελίδα στη μνήμη raster. Μέσω των φακών και των καθρεπτών, ένα λέιζερ αποτυπώνει ένα κομμάτι χαρτί με την εικόνα, το οποίο στη συνέχεια γίνεται ορατό μέσω του γραφίτη με αντίθετη φόρτιση.
Ένα από τα πλεονεκτήματα των ψηφιακών φωτοαντιγραφικών μηχανημάτων είναι η δυνατότητα δημιουργίας πολλαπλών σετ αντιγράφων από μία σάρωση. Εάν ένα άτομο χρειάζεται πέντε αντίγραφα από ένα πακέτο με πέντε χαρτιά, θα χρειαστεί να εκτελέσει το πρωτότυπο μόνο μία φορά και το φωτοαντιγραφικό θα παράγει ελεύθερα τα αντίγραφα. Αν και σε μικρές δουλειές αυτό μπορεί να μην φαίνεται εξοικονόμηση χρόνου, όταν το άτομο κάνει 100 ή 1,000 αντίγραφα, του δίνει τη δυνατότητα να απομακρυνθεί από το φωτοαντιγραφικό και να εργαστεί σε άλλα πράγματα ενώ αυτό ολοκληρώνει την εργασία.
Η ποιότητα της εικόνας είναι συνήθως πολύ υψηλότερη σε ένα ψηφιακό φωτοαντιγραφικό μηχάνημα από ένα αναλογικό μοντέλο. Λόγω της τεχνολογίας σάρωσης που χρησιμοποιείται, τα διπλότυπα δεν μπορούν να διακριθούν από τα πρωτότυπα. Εάν το πρωτότυπο δεν είναι καθαρό ή δεν είναι αρκετά ζωντανό, αυτά τα φωτοαντιγραφικά επιτρέπουν επίσης στον χρήστη να αλλάξει την ένταση και τον κορεσμό για τα αντίγραφα, έτσι ώστε τα αντίγραφα να φαίνονται πραγματικά καλύτερα από το αρχικό έγγραφο.
Σχεδόν όλα τα φωτοαντιγραφικά στην αγορά χρησιμοποιούν αυτήν τη στιγμή ψηφιακή τεχνολογία. Οι προηγμένες δυνατότητές τους τα καθιστούν πιο γρήγορα, πιο αθόρυβα και λιγότερο χρονοβόρα στη χρήση ή τη ρύθμιση από τις παραδοσιακές εκδόσεις. Τα επιχειρηματικά μοντέλα μπορεί να είναι αρκετά ακριβά και η τιμή αυξάνεται με πρόσθετες προηγμένες λειτουργίες.
Σχεδόν όλοι οι μεγάλοι κατασκευαστές μηχανών αντιγραφής χρησιμοποιούν αποκλειστικά την ψηφιακή τεχνολογία. Οι αγοραστές θα πρέπει να εξετάσουν τις ανάγκες της επιχείρησης ή της επιχείρησής τους προσεκτικά και επιλέγουν ποιο φωτοαντιγραφικό θα αγοράσουν. Μπορεί να είναι ένα από τα πιο χρήσιμα μηχανήματα σε μια ολόκληρη λειτουργία και οι διοικητικοί βοηθοί ενός γραφείου μπορεί γρήγορα να απογοητευτούν με ένα μηχάνημα χαμηλής ποιότητας.