Με πολλούς διαφορετικούς τύπους μηχανημάτων αντιγραφής στην αγορά σήμερα, το ψηφιακό φωτοαντιγραφικό είναι συχνά η καλύτερη επιλογή για επαγγελματική χρήση. Σχεδιασμένο να λειτουργεί με βάση τη σάρωση εγγράφων, το ψηφιακό φωτοαντιγραφικό παράγει ένα εκτυπωμένο έγγραφο υψηλής ποιότητας, είναι συχνά πιο εύκολο στη συντήρηση από άλλους τύπους φωτοαντιγραφικών μηχανών και μπορεί να είναι πολύ αποδοτικό στη λειτουργία του. Εδώ είναι μερικά από τα πλεονεκτήματα της επιλογής ενός ψηφιακού φωτοαντιγραφικού για το χώρο εργασίας αντί για άλλους τύπους.
Πολλά φωτοαντιγραφικά λειτουργούν με μια παλαιότερη διαδικασία που μερικές φορές αναφέρεται ως αναλογική αντιγραφή. Ουσιαστικά, αυτή η παλαιότερη μέθοδος περιλαμβάνει τη χρήση ενός εσωτερικού καθρέφτη που αντιγράφει την εικόνα του κύριου εγγράφου σε ένα τύμπανο. Χρησιμοποιώντας στατικό ηλεκτρισμό, η αναλογική μηχανή αντιγραφής χρησιμοποιεί σωματίδια γραφίτη για να δημιουργήσει μια εικόνα αυτού που βρίσκεται στο τύμπανο, χρησιμοποιεί ένα θερμαντικό στοιχείο για να στεγνώσει και να στερεώσει το τόνερ στη θέση του και στη συνέχεια παράγει το αντίγραφο σε ένα φύλλο χαρτιού.
Τα ψηφιακά φωτοαντιγραφικά λειτουργούν ελαφρώς διαφορετικά. Το έγγραφο σαρώνεται ψηφιακά και αποθηκεύεται στη μνήμη. Χρησιμοποιείται λέιζερ για την αποτύπωση των πληροφοριών στο τύμπανο, εφαρμόζεται γραφίτης και εκτυπώνεται το έγγραφο. Μόλις η εικόνα του εγγράφου βρίσκεται με ασφάλεια στη μνήμη, οι περισσότερες μορφές του ψηφιακού φωτοαντιγραφικού μηχανήματος επιτρέπουν στο έγγραφο να εκτυπωθεί από τη μνήμη ή σε ορισμένες περιπτώσεις να μεταδοθεί ηλεκτρονικά σε άλλες ψηφιακές συσκευές που μπορούν να λάβουν τη μετάδοση.
Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στο ψηφιακό φωτοαντιγραφικό μηχάνημα. Ένα από τα πιο σημαντικά είναι ότι πολλά ψηφιακά φωτοαντιγραφικά είναι πολυλειτουργικά. Μπορούν να δημιουργηθούν έντυπα αντίγραφα του πρωτοτύπου ή ηλεκτρονικά αντίγραφα μπορούν να μεταδοθούν σε μηχανές φαξ ή ακόμη και ως κείμενο σε μια διεύθυνση email. Αυτό μπορεί να εξαλείψει πολλά βήματα στη διαδικασία επικοινωνίας για μια εταιρεία που λειτουργεί πολλαπλές τοποθεσίες. Επίσης, αυτό μπορεί να εξαλείψει την ανάγκη να ταχυδρομήσετε έντυπα αντίγραφα του εγγράφου σε πολλούς διαφορετικούς φυσικούς ιστότοπους, τόσο εντός των τμημάτων της εταιρείας όσο και εκτός της φυσικής τοποθεσίας της εταιρείας.
Στη συνέχεια, το ψηφιακό φωτοαντιγραφικό μηχάνημα παράγει ένα ανώτερο αντίγραφο του κύριου εγγράφου. Η αυξημένη ποιότητα εκτύπωσης σημαίνει ότι τα αντίγραφα ουσιαστικά δεν θα διακρίνονται από το πρωτότυπο έγγραφο. Αυτό δεν συμβαίνει πάντα με άλλους τύπους μηχανών αντιγραφής.
Τέλος, το κόστος λειτουργίας μιας ψηφιακής φωτοαντιγραφικής μηχανής είναι χαμηλότερο, ειδικά αν γίνει μεγάλη αντιγραφή. Διάφοροι παράγοντες συμβάλλουν στη μείωση του κόστους. Πρώτον, υπάρχουν λιγότερα κινούμενα μέρη προς διάσπαση. Αυτό σημαίνει ότι μειώνεται η πιθανότητα για ένα ψηφιακό φωτοαντιγραφικό να χρειάζεται δουλειά. Επιπλέον, το μελάνι που χρησιμοποιείται για ψηφιακά φωτοαντιγραφικά συνήθως παράγει περισσότερα αντίγραφα ανά κασέτα από τα αναλογικά φωτοαντιγραφικά. Ενώ το ψηφιακό φωτοαντιγραφικό θα κοστίζει περισσότερο στο μπροστινό μέρος από άλλους τύπους μηχανημάτων αντιγραφής, το χαμηλότερο κόστος της καθημερινής χρήσης θα καλύψει σύντομα τη διαφορά στην τιμή και θα αρχίσει να εξοικονομεί χρήματα μακροπρόθεσμα.