Δεν υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις για να γίνετε δακτυλογράφος, αν και απαιτείται υψηλή ταχύτητα δακτυλογράφησης με εξαιρετική ακρίβεια και κάποια επιπλέον εκπαίδευση μπορεί να βοηθήσει τους υποψήφιους για δουλειά να προχωρήσουν στην αγορά. Οι ηχογράφοι μεταγράφουν ηχογραφημένο υλικό όπως ιατρική υπαγόρευση, πρακτικά από τις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου και ούτω καθεξής. Μπορούν να εργαστούν ως ελεύθεροι επαγγελματίες, αναλαμβάνοντας τη δουλειά που έρχεται και δουλεύοντας με τον δικό τους ρυθμό από το σπίτι ή το γραφείο. Άλλοι απασχολούνται σε εταιρείες προσωπικού ή μεμονωμένα γραφεία για την παροχή υπηρεσιών πληκτρολόγησης.
Το πρώτο βήμα για κάποιον που σχεδιάζει να γίνει ηχογράφος είναι να αναπτύξει δεξιότητες πληκτρολόγησης. Τα μαθήματα είναι διαθέσιμα, όπως και τα μαθήματα κατ ’οίκον, για να επιτρέψουν στους ανθρώπους να μάθουν να πληκτρολογούν πολύ γρήγορα και με μεγάλη ακρίβεια. Μπορεί να σας βοηθήσει να αναζητήσετε ένα πιστοποιητικό πληκτρολόγησης που θα πιστοποιεί την ταχύτητα πληκτρολόγησης, καθώς οι εργοδότες μπορεί να θέλουν να δουν στοιχεία. Διατίθενται επίσης μαθήματα ειδικής πληκτρολόγησης ήχου, που επιτρέπουν στους δακτυλογράφους να εξασκηθούν στη μεταγραφή ενώ βελτιώνουν τις ικανότητές τους στη δακτυλογράφηση.
Μπορεί να γίνει δυνατό να γίνετε δακτυλογράφος με πιστοποιητικό πληκτρολόγησης και κάποια εκπαίδευση στην πληκτρολόγηση ήχου. Ωστόσο, πρόσθετα μαθήματα μπορούν να διευρύνουν τις διαθέσιμες επιλογές και να επιτρέψουν σε έναν δακτυλογράφο να διαπραγματευτεί καλύτερους μισθούς και παροχές. Οι δακτυλογράφοι ήχου πρέπει επίσης να μελετήσουν τη βιομηχανία στην οποία σκοπεύουν να εργαστούν, ώστε να είναι σε θέση να κατανοήσουν καλύτερα το ηχητικό υλικό που μεταγράφουν. Οι ιατρικοί δακτυλογράφοι, για παράδειγμα, πρέπει να γνωρίζουν ιατρική ορολογία και συντομογραφίες, ώστε να μπορούν να τις καταγράφουν με ακρίβεια στο δακτυλογραφημένο αντίγραφο. Ομοίως, ένας νομικός δακτυλογράφος πρέπει να εξοικειωθεί με τη νομική ορολογία.
Τα εμπορικά σχολεία και τα κοινοτικά κολέγια συχνά προσφέρουν μαθήματα ορολογίας που σχετίζονται με διάφορους κλάδους για να παρέχουν εκπαίδευση σε ρεσεψιονίστ, δακτυλογράφους ήχου και άλλα άτομα που ενδιαφέρονται να εργαστούν σε αυτούς τους τομείς. Ένας φοιτητής που θέλει να γίνει ηχογράφος μπορεί να κερδίσει ένα πιστοποιητικό από ένα από αυτά τα μαθήματα για να αποδείξει την επίγνωση της ορολογίας. Είναι επίσης δυνατό να παρακολουθήσετε ένα μάθημα δακτυλογράφησης ήχου στην ίδια εγκατάσταση, με ορισμένα σχολεία να προσφέρουν πιστοποιητικά ή διπλώματα όπως ηχογράφηση για ιατρικούς μεταγραφείς.
Η εξάσκηση και η εκπαίδευση μπορούν να προετοιμάσουν κάποιον να γίνει δακτυλογράφος. Οι εταιρείες που αναζητούν δακτυλογράφους ήχου συνήθως διαφημίζουν αυτές τις θέσεις μαζί με οποιεσδήποτε απαιτήσεις. Οι πιστοποιημένοι δακτυλογράφοι μπορούν να υποβάλουν αίτηση και να πάρουν συνέντευξη και ίσως χρειαστεί να περάσουν ένα τεστ δακτυλογράφησης με κάποιο δείγμα υλικού προτού προσληφθούν. Όσο περισσότερα προσόντα έχει ένας υποψήφιος, τόσο περισσότερη μόχλευση κατά τη διάρκεια συνεντεύξεων εργασίας και διαπραγματεύσεων για μισθούς, ειδικά για θέσεις πληκτρολόγησης ήχου που μπορεί να απαιτούν πολύπλοκες τεχνικές γνώσεις.