Η πρόσληψη επαγγελματικής ορχήστρας είναι μια απλή διαδικασία που περιλαμβάνει την κατανόηση της μουσικής που πρέπει να ερμηνευτεί και την επαφή με το άτομο ή τους ανθρώπους που συντονίζουν τις εκδηλώσεις της ορχήστρας. Το κατά πόσο ένα άτομο μπορεί ή όχι να προσλάβει ορχήστρα εξαρτάται από το πρόγραμμα της ομάδας. Το άτομο που προσλαμβάνει ή ο οργανισμός πρέπει επίσης να είναι σε θέση να αντέξει οποιοδήποτε τέλος χρεώνει η ορχήστρα για τις πρόβες και την τελευταία συναυλία.
Όταν ένα άτομο θέλει να προσλάβει μια ορχήστρα, πρέπει πρώτα να κοιτάξει τη μουσική που θα ερμηνευτεί. Ορισμένες μουσικές, όπως η μουσική που ακούγεται για ορχήστρα δωματίου, δεν απαιτεί από κάθε μέλος να εργάζεται κανονικά μέσα στην ορχήστρα. Το άτομο που προσλαμβάνει την ορχήστρα πρέπει να πληρώσει μια αμοιβή που καλύπτει τον χρόνο κάθε μουσικού που παίζει, οπότε είναι σημαντικό να είμαστε ακριβείς σχετικά με το είδος της μουσικής στο πρόγραμμα της ορχήστρας, έτσι ώστε η ορχήστρα να μπορεί να ανταποκριθεί με μια εκτίμηση αμοιβής και να κάνει ρυθμίσεις με τους σωστούς παίκτες.
Συνήθως, μια ορχήστρα έχει έναν διευθυντή ή διευθυντή που είναι υπεύθυνος για την οργάνωση των εμφανίσεων της ορχήστρας, αν και ορισμένοι διευθυντές κάνουν διπλό καθήκον και διαχειρίζονται τις ορχήστρες τους εκτός από τη διεύθυνση. Αυτό το άτομο λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ του διευθυντή της ορχήστρας, των εκπροσώπων των χώρων παραστάσεων και του ατόμου που προσλαμβάνει την ορχήστρα. Το δεύτερο βήμα που πρέπει να κάνετε για να προσλάβετε μια ορχήστρα είναι να επικοινωνήσετε με τον διευθυντή της ορχήστρας και να εκδηλώσετε ενδιαφέρον για την εξασφάλιση των υπηρεσιών της ορχήστρας. Ο διευθυντής ορχήστρας ελέγχει τα γεγονότα που υπάρχουν ήδη στο ημερολόγιο της ορχήστρας. Εάν η ορχήστρα είναι ελεύθερη την ημερομηνία που απαιτείται από το άτομο που προσλαμβάνει, ειδοποιεί τον διευθυντή της ορχήστρας ότι η ορχήστρα έχει ένα αίτημα πρόσληψης.
Μόλις ο διευθυντής ορχήστρας μάθει ότι κάποιος θέλει να παίξει η ορχήστρα, μπορεί να ανακοινώσει την πρόσκληση στα μέλη της ορχήστρας. Στη συνέχεια, μπορεί να ρωτήσει τα μέλη πόσα άτομα θα μπορούσαν να δεσμευτούν στις πρόβες και τη συναυλία. Εάν πολλά από τα μέλη της ορχήστρας δεν είναι διαθέσιμα, ο διευθυντής συνήθως απορρίπτει την πρόσκληση, αλλά μπορεί να πει στον διευθυντή ότι η ορχήστρα θα είναι διαθέσιμη σε διαφορετική ημερομηνία εάν το άτομο που προσλαμβάνει μπορεί να αλλάξει το πρόγραμμά του. Σε πολλές επαγγελματικές ορχήστρες, ο διευθυντής αποφασίζει εάν θα αποδεχτεί ή όχι την πρόσκληση εκ μέρους της ορχήστρας και τα μέλη της ορχήστρας αναμένεται να προσαρμόσουν ανάλογα το πρόγραμμά τους, καθώς οι παίκτες καταλαβαίνουν ότι η θέση τους στην ορχήστρα απαιτεί δέσμευση διαθεσιμότητας.
Εάν ο σκηνοθέτης αποδεχτεί την πρόσκληση προς ενοικίαση, το άτομο που προσλαμβάνει πληρώνει όποιο τέλος έχει η ορχήστρα. Οι τιμές μπορεί να είναι αρκετές εκατοντάδες έως αρκετές χιλιάδες δολάρια ΗΠΑ, ανάλογα με τον αριθμό των προβών και των συναυλιών που ζητούνται και πόσα μέλη της ορχήστρας πρέπει να είναι παρόντα. Τα έξοδα που απαιτούνται για την πρόσληψη μιας ορχήστρας είναι ο κύριος λόγος για τον οποίο οι περισσότεροι επίδοξοι μουσικοί δεν προσλαμβάνουν τακτικά τις δικές τους ορχήστρες, αλλά εργάζονται για να επιτύχουν ένα επίπεδο επαγγελματικής μουσικής που να δικαιολογεί πρόσκληση από τον σκηνοθέτη να παίξει με την ορχήστρα.
Παρόλο που είναι ακριβό για ένα άτομο να προσλάβει ορχήστρα, οι ορχήστρες το κάνουν ευκολότερο επειδή θέλουν την προβολή στο κοινό και έχουν τα δικά τους έξοδα για να καλύψουν, όπως το κόστος του μισθού του σκηνοθέτη, ο χώρος των προβών, τα ταξίδια και η μουσική. Συχνά λένε στα μέλη του κοινού πώς να ζητούν υπηρεσίες ορχήστρας σε προγράμματα, ιστότοπους ορχηστρών και διαφημίσεις σε εκδόσεις που σχετίζονται με τέχνες. Συνήθως παρέχουν μια διεύθυνση URL ιστότοπου, τον αριθμό τηλεφώνου ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του σκηνοθέτη ή του διευθυντή και μια εξήγηση για το τι και πού μπορεί να παίξει η ορχήστρα. Υπάρχουν επίσης ορισμένοι ιστότοποι που έχουν σχεδιαστεί για να ταιριάζουν με την πρόσληψη ατόμων σε διαθέσιμες ορχήστρες και οι διευθυντές μπορούν να επιλέξουν να καταχωρήσουν τις ορχήστρες τους σε αυτούς τους ιστότοπους.