Când scrieți o scrisoare de afaceri, trebuie să urmați anumite formate. Formatele au unele variații și, cu excepția cazului în care urmați un curs de scriere de scrisori, este posibil ca oamenii să nu măsoare în mod specific distanța dintre partea de sus a paginii și adresele dvs. și dintre adresele enumerate și salutul dvs. Cel mai important aspect atunci când scrieți o scrisoare de afaceri este să vă faceți scopul – de ce scrieți scrisoarea – foarte clar. Cu toate acestea, ar trebui să fiți familiarizat cu un format de bază, înainte de a începe să vă faceți griji despre ce și cum veți scrie.
Dacă utilizați un program de procesare de text, verificați programul pentru șabloane de scrisori de afaceri. Acestea vă pot ușura munca, deoarece au marginile prestabilite și, de obicei, vă informează exact unde să plasați lucruri precum adresele. Dacă nu aveți un astfel de șablon, atunci scrisoarea dumneavoastră poate fi formatată în două moduri. Primul se numește format bloc și al doilea format indentat. Dacă nu este specificat, puteți utiliza fie formatul, fie oricare dintre variantele acestora. Marea diferență dintre cele două formate este că paragrafele nu au indentări, iar textul poate fi justificat, astfel încât fiecare rând să aibă aceeași lungime. În format indentat, nu toate rândurile vor avea exact aceeași lungime, iar prima propoziție a fiecărui paragraf va fi indentată cu cinci spații.
Există mici variații cu fiecare format, așa că această explicație va viza o modalitate de a scrie rapid o scrisoare de afaceri, folosind formatul bloc, fără a vă justifica textul. Scrisoarea de afaceri trebuie să aibă următoarele margini: un inch (2.54 cm) sus, jos, stânga și dreapta. Verificați programul de procesare de text înainte de a începe și setați aceste margini dacă este necesar. Fontul ar trebui să aibă 12 puncte, iar Times New Roman este alegerea preferată.
Dacă tastați pe antetul companiei, nu trebuie să începeți scrisoarea cu adresa dvs. Dacă utilizați hârtie standard, ar trebui să începeți din marginea de sus cu adresa dvs. Nu este necesar să vă includeți numele cu adresa. Pur și simplu includeți adresa dvs. și, dacă doriți, numărul de telefon și e-mailul. Adăugați o dată imediat după adresă. Vă puteți indenta adresa astfel încât să fie la același nivel cu marginea din dreapta, dar poate începe pur și simplu cu marginea din stânga, ceea ce este mai ușor.
Sări peste rând și scrieți numele persoanei căreia îi scrieți, titlul sau compania și adresa acesteia. Fiecare intrare, cum ar fi numele, titlul și adresa stradală, ar trebui să fie pe un rând separat. Orașul, statul și codul poștal ar trebui să alcătuiască ultima linie. Următoarea ordine este necesară pentru adresă: Companie, Persoană, Titlu și Adresă.
Sari peste alt rand si incepe cu salutul tau. Acest lucru ar trebui să fie formal. Dacă îi scrieți doamnei Smith, îi veți scrie Stimata doamnă Smith:. Folosiți două puncte în loc de virgulă după salut.
Spațiul în jos cu un rând și începe primul paragraf al corpului. Asigurați-vă că declarați clar intenția scrisorii în acest prim paragraf. Folosiți paragrafe suplimentare, cu un spațiu între ele, după cum este necesar pentru a extinde punctul dvs. sau a da exemple. După ce ați terminat corpul paragrafelor, săriți peste un rând și scrieți „Cu stimă”, observația de încheiere, apoi săriți în jos aproximativ trei până la patru rânduri înainte de a vă introduce numele și titlul, dacă aveți unul. Înainte ca scrisoarea de afaceri să fie trimisă prin poștă, nu uitați să vă semnați fizic numele cu cerneală neagră în spațiul dintre închiderea dvs. și numele introdus.
Scopul când scrieți o scrisoare de afaceri este să vă transmiteți în mod eficient punctul de vedere. Nu poți fi eficient dacă scrisoarea ta este plină de erori. Nu executați doar o verificare ortografică, ci și examinați-vă lucrarea pentru eventuale erori gramaticale, cuvinte frecvent confuze și probleme de punctuație. Citiți scrisoarea cu voce tare pentru a vă asigura că vă exprimați în mod clar punctul de vedere. Folosiți un limbaj simplu, dar evitați contracțiile sau orice argo. O scrisoare de afaceri bine scrisă, care vine direct la subiect, este foarte importantă, mai ales dacă scrieți dintr-o altă afacere. Capacitatea ta de a scrie o scrisoare de afaceri care este ușor de înțeles și fără erori se reflectă asupra profesionalismului companiei tale.