Când scrieți o scrisoare de afaceri, ar trebui să utilizați un ton conversațional și o formatare adecvată și ar trebui să fiți scurt. Planificați-vă scrisoarea înainte de a scrie, enumerând principalele domenii sau subiecte care trebuie incluse, precum și orice incidente sau detalii specifice. Apoi determinați o ordine logică în care să abordați problemele. Faceți referire pe scurt la orice corespondență sau conversații anterioare din primul paragraf, apoi treceți direct la scopul scrisorii de afaceri. Indicați clar orice acțiune ulterioară în paragraful final.
Ton
Utilizați un ton plăcut, mai ales dacă scrisoarea de afaceri conține o acțiune negativă sau un răspuns negativ. Indicați aprecierea pentru modul în care destinatarul v-a ajutat, dacă este cazul. În ultimul paragraf, mulțumiți destinatarului pentru timpul, considerația sau efortul său. Fără a fi prea personal, încearcă să folosești un ton prietenos și plin de compasiune pentru scrisorile de afaceri. Dacă dvs. sau compania dvs. ați făcut o greșeală, recunoașteți direct vina.
Pentru a evita tendința de a scrie prea formal într-o scrisoare de afaceri, utilizați contracții precum cele care sunt utilizate în mod obișnuit în vorbire. De asemenea, includeți pronume personale – cum ar fi „eu”, „noi” și „nostru” – în loc de alegeri mai formale, cum ar fi „compania”. Fii concis. De exemplu, în loc să scrieți „Primim corespondența dumneavoastră cu privire la…”, scrieți pur și simplu „Am primit…”. Expresiile foarte formale sunt mai potrivite în anumite tipuri de documente juridice sau corespondență decât în scrisorile de afaceri simple.
Format
Utilizați formatul potrivit pentru o scrisoare de afaceri. Stilul bloc este cel mai simplu. Într-o literă tip bloc, toate părțile încep la marginea din stânga, fără indentări.
Ordinea componentelor principale
Dacă utilizați articole de papetărie cu antet cu numele companiei sau personal tipărit în partea de sus, nu trebuie să vă introduceți numele și adresa. Dacă nu utilizați antet, introduceți adresa în partea de sus a paginii. Ar trebui să evitați să folosiți articole de papetărie de lux sau hârtie colorată pentru majoritatea scrisorilor de afaceri.
Aproximativ trei până la 10 rânduri după adresa dvs. sau sub tipărirea antetului, introduceți data și asigurați-vă că scrieți luna. Patru rânduri sub dată, introduceți adresa interioară. Adresa interioară conține numele complet al destinatarului, adresa, orașul și codul poștal, fiecare pe un rând separat. Lăsați un rând liber între linia finală a adresei și salut. Salutul este în general în formatul „Stimate domnule Smith” sau „Stimată doamnă Jones” – folosind numele de familie real al destinatarului în loc de aceste exemple, desigur – urmat de două puncte.
O singură linie goală separă fiecare paragraf din scrisoare. Introduceți o închidere, cum ar fi „Cu stimă” sau „Cu stima”. Folosiți o virgulă după închidere.
Lăsând trei sau patru rânduri goale pentru o semnătură, introduceți-vă numele. Puneți titlul postului, dacă doriți, sub numele dvs. Dacă includeți atașamente sau atașări în scrisoarea dvs. de afaceri, introduceți cuvântul corespunzător — „Atașament” sau „Anexă” — după un rând liber sub numele sau titlul introdus.
Corectură
Verificați scrisoarea de afaceri după ce ați scris-o pentru a verifica dacă totul este corect și complet, inclusiv toate datele și orice sume monetare. Verificați scrisoarea pentru greșeli de tipar sau gramaticale. Rugați pe altcineva să vă citească scrisoarea înainte de a o trimite și nu uitați să semnați scrisoarea cu un stilou cu cerneală albastră sau neagră.