Procesul de comunicare este o succesiune de evenimente în care un expeditor transmite un mesaj unui destinatar. Mesajul poate fi verbal sau nonverbal, atâta timp cât destinatarul este capabil să-l înțeleagă. Există mai mulți pași în proces: codificare, mediu de transmisie, decodare și feedback. Expeditorul selectează un format pentru mesaj, îl „codează” în acea formă, apoi selectează și folosește un mediu sau o metodă de transmitere. Când destinatarul primește mesajul, acesta este „decodificat” și apare feedback.
Componentele necesare care trebuie să fie prezente pentru ca procesul de comunicare să aibă loc includ expeditorul, destinatarul și mesajul. Expeditorul este persoana sau grupul care are nevoie să comunice informații și să transmită mesajul. Mesajul poate lua multe forme, cum ar fi scrisul, imaginile, gesturile sau vorbirea. Pentru ca o comunicare eficientă să aibă loc, este vital ca mesajul să fie ușor de înțeles. Destinatarul este persoana sau grupul care primește mesajul, îl înțelege și răspunde dacă este cazul.
Primul pas în procesul de comunicare se numește codificare. Acesta este momentul în care mesajul este transformat dintr-un gând în mintea cuiva într-o formă care poate fi înțeleasă de alții. Mesajul poate fi scris, rostit sau chiar poate lua o formă nonverbală sau fără cuvinte, cum ar fi gesturi sau o imagine. Odată ce mesajul a fost codificat, acesta ar trebui să fie într-o formă care să fie gata de a fi primit și înțeles.
După ce mesajul a fost pregătit pentru transmitere, acesta trebuie trimis. Această parte a procesului de comunicare se numește mijloc de transmisie. În acest pas, expeditorul selectează cea mai bună metodă de trimitere a mesajului și îl transmite. De exemplu, un mesaj scris poate lua forma unui e-mail sau a unui raport de afaceri care este tipărit și livrat manual. Un mesaj verbal poate fi o conversație telefonică sau un discurs ținut în fața unei audiențe, iar un mesaj nonverbal, cum ar fi o imagine, poate fi transmis postându-l pe Internet sau agățat-o într-un muzeu.
Odată ce mesajul a fost transmis, următorul pas în procesul de comunicare necesită decodare. Acest lucru se întâmplă odată ce destinatarul primește mesajul, îl examinează și îl interpretează folosind cunoștințele și experiența anterioară. În acest mod, destinatarul dezvoltă o înțelegere a sensului mesajului, care se bazează parțial pe propriul său fundal. În cele din urmă, feedback-ul este ultima parte a procesului în care destinatarul răspunde la mesaj, indicând astfel înțelegere.