Un server de mesagerie este o aplicație care gestionează mesajele între două sau mai multe aplicații. Aceste mesaje sunt transmise aplicației middleware folosind un API de mesagerie (MAPI). Serverele de mesagerie sunt capabile să stocheze mesajele într-o coadă până când acestea pot fi livrate aplicațiilor destinatare.
Un exemplu tipic de aplicație server de mesagerie în multe organizații este Microsoft Exchange. Exchange se află pe un server și așteaptă ca mesajele să fie direcționate în coada sa. De acolo, middleware-ul determină un mesaj la un moment dat dacă mesajul urmează să fie direcționat local sau dacă trebuie trimis către un alt server de mesagerie pentru livrare. Dacă mesajul aparține unui destinatar local, mesajul este livrat aproape imediat în cutia poștală locală. Dacă mesajul aparține unui depozit de mesaje la distanță, serverul Exchange va interoga alte servere de aplicații dintr-un mediu, cum ar fi DNS, pentru a localiza serverul din care aparține mesajul.
Dacă există probleme de conectivitate între două servere de mesagerie sau serverul de trimitere nu poate determina locația serverului de la distanță, persoana care trimite mesajul poate primi un mesaj de întârziere a livrării înapoi de la serverul său. De obicei, acest mesaj va informa persoana respectivă că serverul întâmpină dificultăți, dar că va continua să încerce pentru un anumit număr de încercări sau zile.
Există și alte tipuri de servere de mesagerie sau servere de e-mail. Unele, cum ar fi Qmail, rulează pe sistemul de operare Linux și necesită mult mai puțină suprasarcină și administrare decât un server Exchange. Acest lucru le face ideale pentru furnizorii de servicii de internet care găzduiesc un număr mare de conturi de e-mail pentru clienți. Multe companii folosesc Microsoft Exchange pentru mesagerie, deoarece este foarte fiabil și funcționează bine cu alte produse Microsoft utilizate de companii.
Când o persoană trimite un mesaj, Outlook (sau clientul său de mesagerie) transmite mesajul către serverul de mesagerie unde mesajul intră în coada de mesaje pentru a aștepta rândul său pentru a fi procesat. Dacă există o mulțime de e-mailuri care trec prin coadă, acest proces poate dura ceva timp, deși, de obicei, tranziția nu este vizibilă pentru nimeni. Când mesajul este procesat, serverul de mesagerie determină locația căsuței poștale destinatare. Dacă cutia poștală este locală pe acel server, mesajul este livrat imediat la destinație. Dacă destinatarul nu este local pe server, DNS este contactat pentru a ajuta la localizarea serverului pe Internet. Când serverul este găsit, mesajul de e-mail trimis este transferat către serverul destinatar unde procesul începe local dintr-o coadă pentru a gestiona mesajul. Odată ce este localizată cutia poștală corectă, mesajul este livrat.