Rolurile tehnologiei în comunicațiile de afaceri includ faptul că poate ajuta afacerea să maximizeze profiturile utilizând tehnologia ca un canal pentru a ajunge la un public mai larg. De asemenea, tehnologia poate ajuta companiile să economisească bani, oferindu-le opțiuni care le ajută să reducă banii pe care trebuie să-i cheltuiască pe articole precum corespondența și materialele conexe. Un alt rol al tehnologiei în comunicarea de afaceri include, de asemenea, faptul că permite companiei să utilizeze elemente precum sisteme de comunicații automate și le oferă șansa de a externaliza unele dintre cerințele lor de muncă orientate spre comunicare, economisind bani în acest proces.
Unul dintre rolurile tehnologiei în comunicarea în afaceri este faptul că oferă afacerii o platformă pentru a ajunge la un public mai divers, cu mai mult efort minim decât ar fi fost posibil cu canalele obișnuite de comunicare în afaceri. De exemplu, utilizarea e-mailului permite unei companii să ajungă instantaneu la clienți din diferite colțuri ale globului. În acest fel, ei pot disemina orice tip de informație pe care îl doresc cu doar un clic de mouse. Acest lucru se opune tipului de efort pe care l-ar necesita pentru a trimite scrisori unor astfel de clienți sau pentru a încerca să îi sunați. Pentru companiile multinaționale, acest lucru este și mai pertinent datorită faptului că simplifică procesul de a ajunge la clienții internaționali fără a fi nevoie măcar să apeleze la rutarea informațiilor prin filiale.
O importanță a tehnologiei în comunicarea de afaceri este faptul că permite afacerilor să-și promoveze produsele și serviciile, chiar dacă au un buget limitat. Acest lucru se poate realiza prin publicitatea diferitelor produse pe site-ul companiei, prin crearea de spații publicitare pe Internet și prin alte forme de metode de comunicare bazate pe tehnologie. De asemenea, compania poate economisi bani prin procesul de utilizare a tehnologiei pentru a monitoriza marketingul, promoțiile și alte tipuri de activități, prin funcții precum sondaje online privind un anumit produs sau serviciile generale oferite de o astfel de companie.
În ceea ce privește serviciile clienților, utilizarea tehnologiei în comunicarea de afaceri face posibil ca compania să utilizeze sisteme automatizate în comunicațiile sale de primă linie cu clienții și clienții. În acest sens, sistemele automatizate sunt preînregistrate cu răspunsuri la tipurile obișnuite de informații de care clienții le solicită cel mai adesea. Asemenea clienți vor fi direcționați către reprezentanți adevărați ai serviciului pentru clienți numai atunci când informațiile de care au nevoie nu pot primi răspuns în acest mod.