Fluxul de lucru se referă la ordinea în care este efectuată munca și dacă este gestionat fluxul de lucru cu succes, se poate crește profitabilitatea. Timpul economisit poate duce la reducerea costurilor operaționale și la creșterea veniturilor. Strategiile eficiente care ajută la gestionarea fluxului de lucru includ planificarea logică, managementul timpului și responsabilitatea angajaților.
Selectați numai pașii logici care trebuie îndepliniți în sistemul de flux de lucru. Un pas este denumit o activitate în limbajul managementului fluxului de lucru. O persoană sau o mașină finalizează fiecare activitate pentru a gestiona fluxul de lucru. Supervizorul sau managerul trebuie să comunice activitățile fluxului de lucru cu precizie, astfel încât toată lumea să înțeleagă exact ce trebuie să facă și cum se așteaptă să gestioneze fluxul de lucru. Ordinea de lucru și activitățile ar trebui să fie scrise ca o simplă diagramă pentru o claritate suplimentară.
Managementul timpului este o strategie importantă pentru a ajuta la gestionarea fluxului de lucru. De exemplu, timpul planificat pentru a verifica e-mailurile sau a efectua apeluri telefonice permite mai puține întreruperi ale fluxului de lucru decât oprirea la fiecare câteva minute pentru a efectua sarcini atât de mici, dar adesea consumatoare de timp. Strategia organizațională este, de asemenea, o modalitate bună de a gestiona fluxul de lucru prin realizarea activităților în cadrul sistemului de flux de lucru fără a pierde timp în căutarea materialelor necesare pentru finalizarea proiectelor. Mai mult, un singur proiect la un moment dat ar trebui să ocupe spațiul biroului. Alte proiecte pot fi etichetate și stocate departe de biroul principal – poate într-un coș de intrare/ieșire etichetat cu date limită.
Responsabilitatea, ca parte a sistemului de flux de lucru, ajută la gestionarea fluxului de lucru, deoarece stabilește un standard de lucru. Cei care desfășoară activitățile trebuie să își asume responsabilitatea pentru modul în care gestionează fluxul de lucru pentru a finaliza toate activitățile necesare pentru a-și face treaba. Cu toate acestea, dacă se așteaptă ca un angajat să gestioneze fluxul de lucru la un anumit standard, el sau ea ar trebui să fie implicat în stabilirea obiectivelor legate de performanța fluxului său de lucru. De asemenea, supervizorul sau managerul ar trebui să ajute la dezvoltarea și monitorizarea progresului angajatului.