Îmbunătățirea fluxului de lucru este un proces important, indiferent dacă este pentru o persoană sau o organizație. S-a dovedit că un flux de lucru îmbunătățit maximizează eficiența, reduce la minimum pierderea de timp și resurse și îmbunătățește moralul. Modul de îmbunătățire a fluxului de lucru poate fi la fel de simplu ca identificarea și eliminarea timpului pierdut sau la fel de complex ca examinarea și modificarea întregului proces și/sau automatizarea integrală sau parțială a acestuia. Indiferent cât de mare sau mic ar fi lucrarea sau procesul, merită timpul și efortul de a face pașii pentru a îmbunătăți fluxul de lucru.
Primul pas pentru îmbunătățirea fluxului de lucru este identificarea și eliminarea deșeurilor, iar cea mai mare pierdere dintre toate este timpul. Locul de muncă modern a devenit obișnuit și depinde de e-mail, mesagerie instantanee și mesaje text. Aceste mijloace de comunicare au fost menite să economisească timp, dar pot duce la o supraabundență de informații inutile și timp pierdut. Puteți îmbunătăți fluxul de lucru pur și simplu eliminând sau limitând mesajele instantanee și mesajele text și prin stabilirea așteptărilor rezonabile la e-mail. Reacționarea sau răspunsul la e-mailuri de îndată ce sosesc poate fi o pierdere de timp. Setarea de mai multe ori în timpul zilei care este dedicat citirii și răspunderii la e-mailuri vă va îmbunătăți fluxul de lucru și productivitatea.
Aceste întreruperi sunt doar câteva dintre multele care pot opri fluxul de lucru. Orice lucrare sau proces va continua mai bine și mai departe, cu un interval rezonabil de timp dedicat, mai degrabă decât încercarea de a-l finaliza în trepte mici. Lăsând deoparte chiar și 20 sau 30 de minute pentru a le dedica unei singure sarcini sau proces vă va ajuta să faceți pași mari în creșterea productivității și îmbunătățirea fluxului de lucru. Concentrarea pe o anumită sarcină pentru un interval de timp relativ scurt, dar neîntrerupt, poate fi una dintre cele mai bune metode pentru a vă ajuta să îmbunătățiți fluxul de lucru.
Pentru proceduri mai complicate și organizații mai mari, necesită o abordare mai sistematică pentru îmbunătățirea fluxului de lucru. Aceste procese implică împărțirea fluxului de lucru în pași mici și finiți și analiza sarcinilor implicate în fiecare pas. Cele mai importante două principii care pot fi apoi atribuite fiecărui pas sunt responsabilitatea și automatizarea. O singură persoană sau entitate trebuie să fie complet responsabilă pentru realizarea fiecărui pas, ceea ce elimină arătarea cu degetul și amânarea.
Următoarea parte este întrebarea dacă un pas poate fi automatizat. Orice parte a procesului care poate fi complet automatizată, scoțând personalul din ecuație, este un pas major către îmbunătățirea fluxului de lucru. După ce fiecare pas a fost analizat, responsabilitatea a fost atribuită și munca a fost automatizată acolo unde este posibil, întregul proces de flux de lucru va fi mult îmbunătățit.
Pașii pentru îmbunătățirea fluxului de lucru implică în mare parte bunul simț și tehnici tradiționale de management. Provocarea este de a împărți fluxul de lucru în pași gestionați și apoi de a îmbunătăți fiecare dintre pașii implicați. În acest fel, puteți elimina risipa, puteți maximiza timpul și productivitatea și puteți îmbunătăți fluxul de lucru.