Posturile de coordonator de evenimente speciale se găsesc cel mai frecvent în hoteluri, stațiuni, locuri, stadioane și arene sportive. Companiile de producție și decor cu servicii complete, precum și promotorii de concerte angajează frecvent persoane fizice pentru a ocupa acest rol. Unii profesioniști în evenimente planifică funcții corporative, cum ar fi ceremonii de premiere, gale sau călătorii de stimulare. Alții lucrează cu persoane care doresc să găzduiască o afacere socială, cum ar fi o nuntă sau un bar mitzvah. Unele locuri de muncă de coordonator de evenimente speciale includ pregătiri pentru evenimente publice și festivaluri, la care pot participa sute sau mii de invitați.
Responsabilitățile includ de obicei organizarea multor aspecte ale unei anumite funcții. În planificarea festivalurilor publice sau a concertelor, de exemplu, pot fi angajați persoane pentru promovarea și comercializarea acestor evenimente pe scară largă. Alte cerințe pot include angajarea de furnizori externalizați și divertisment. Persoanele cu locuri de muncă de coordonator de evenimente speciale pot obține permise pentru evenimente, pot aranja parcare adecvată, coordonează vânzătorii de alimente și băuturi și se pot ocupa de alte detalii logistice.
Alte tipuri de locuri de muncă de coordonator de evenimente speciale includ planificarea și organizarea de programe corporative. De exemplu, călătoriile cu avionul, transportul terestru, cazarea la hotel, întâlnirile, mesele, tururile în afara amplasamentului, activitățile de team-building și petrecerile tematice pot fi toate încorporate în aceste tipuri de ocazii. Numărul de participanți poate varia de la 20 la peste 2,000. Multe locuri de muncă de coordonator de evenimente speciale orientate către piața corporativă necesită un nivel diferit de cunoștințe și experiență decât cele care se concentrează pe sărbători sociale, cum ar fi nunți și petreceri de naștere.
Deciziile clienților corporativi cu privire la evenimentele lor sunt de obicei influențate de marketing și branding de produs, precum și de liniile directoare bugetare. O întâlnire de vânzări sau de stimulare este adesea orientată spre îmbunătățirea sau menținerea moralului ridicat în cadrul forței de muncă și creșterea motivației angajaților. Când clienții planifică evenimente sociale, totuși, obiectivele sunt semnificativ diferite.
Când un cuplu decide să se căsătorească și își planifică nunta, deciziile se bazează în mare parte pe emoții. Mirii pot fi, de asemenea, îngrijorați de ceea ce prietenii și familia lor vor crede despre eveniment ca fiind o experiență generală. În timp ce clienții corporativi sunt în general mai puțin preocupați de articolele de decor, cum ar fi florile, astfel de detalii pot fi cea mai importantă componentă pentru un client social.
Acești factori pot schimba concentrarea unui coordonator de eveniment asupra elementelor de design, cum ar fi găsirea nuanței perfecte de roz pentru o piesă centrală, spre deosebire de nevoile audiovizuale ale unei întâlniri de afaceri la scară largă. Din acest motiv, locurile de muncă de coordonator evenimente speciale vor diferi, în funcție de client și de tipul petrecerii sau funcției coordonate. Indiferent de client, însă, abilitățile de comunicare interpersonală, precum și abilitățile puternice de organizare, sunt printre cele mai importante caracteristici pentru orice profesionist în planificarea de evenimente.