Un asistent administrativ poate lucra direct sub un administrator superior sau poate lucra ca asistent al unei echipe de administratori. Această poziție există în multe domenii și industrii, de la militar până la design arhitectural. Responsabilitățile asistentului administrativ includ adesea sarcini de birou, dar pot implica sarcini mai specializate în anumite industrii.
Petrecerea multor timp pe computer face adesea parte din munca unui asistent administrativ. Este probabil ca ea să tasteze mult. Documentele pe care le poate introduce ar putea include rapoarte sau corespondență de la un administrator superior către o terță parte. Uneori, ea poate scrie din ciorne sau notițe care i-au fost furnizate. Alteori, i se poate cere să scrie ea însăși materialele.
Responsabilitățile asistentului administrativ pot include, de asemenea, revizuirea lucrărilor care au fost produse de alții. Unii administratori superiori solicită asistenților lor administrativi să citească documentele și rapoartele scrise de alți membri ai personalului. Poate fi necesar ca asistentul administrativ să evidențieze greșelile sau domeniile în care limbajul este prea tehnic pentru un public larg.
Răspunsul la solicitări, întrebări și reclamații poate fi, de asemenea, printre responsabilitățile asistentului administrativ. Administratorii seniori sunt adesea prea ocupați pentru a comunica cu toți cei care au nevoie de atenție. De obicei, asistenții lor îi scutesc de aceste sarcini răspunzând la e-mailuri, verificând apelurile și citindu-le e-mailurile.
Programarea este o altă sarcină atribuită în mod obișnuit unui asistent administrativ. Mulți administratori superiori se bazează pe asistenții lor pentru a-i menține organizați. Asistentul este adesea cel care programează întâlniri, întâlniri și interviuri. Deși administratorul superior este superiorul ei, asistentul poate fi nevoit să sugereze cu tărie ca anumite activități să fie făcute la o anumită oră sau amânate până la o dată ulterioară.
Deoarece un administrator superior nu poate fi oriunde trebuie să fie, responsabilitățile asistentului administrativ pot include acționarea ca un înlocuitor. Este obișnuit ca asistenții administrativi să fie obligați să participe la întâlniri și să informeze ulterior administratorul superior. Asistentul poate fi nevoit, de asemenea, să întâlnească anumiți clienți sau parteneri de afaceri. Ea poate fi împuternicită să ia unele decizii în numele superiorului ei sau pur și simplu i se poate cere să transmită punctele importante ale discuției.
Un asistent administrativ poate descoperi că trebuie să facă multe cercetări. Aceasta ar putea fi o parte obișnuită a îndatoririlor ei sau o solicitare ocazională. Administratorii superiori sunt adesea responsabili pentru diferite rapoarte, proiecte și propuneri care trebuie finalizate până la anumite termene limită. Le poate fi imposibil să adune toate informațiile de care au nevoie și să compună materialele necesare.
Alte responsabilități de asistent administrativ pot părea sarcini ușoare. Când au loc ședințe de consiliu, un asistent administrativ poate fi nevoit să organizeze prânzul. I se poate cere să facă sau să aducă cafea atunci când este nevoie. Sarcini precum mersul la oficiul poștal, semnarea pentru livrări și dosarul îi pot fi, de asemenea, încredințate.