Conturile de creanță este o activitate contabilă care presupune primirea facturilor și plata facturilor. Aplicațiile software pentru conturi de încasat sunt instrumente automate care permit unei companii să utilizeze tehnologia informatică pentru a elimina unele acțiuni manuale din acest proces. Diferitele tipuri de aplicații includ chitanța electronică a facturii, pachetele multiple de facturi pentru numeroși furnizori și cecuri electronice și înregistrarea plăților pentru finalizarea conturilor furnizorilor. În cele mai multe cazuri, aplicațiile software pentru conturi de încasat sunt all inclusive, ceea ce înseamnă că un pachet software se ocupă de toate aceste sarcini. Pachetele de software modulare permit companiilor să adauge doar un modul de conturi de încasat la software-ul existent pentru a finaliza aceste funcții.
Facturile sunt de obicei un document care validează o tranzacție, cum ar fi achiziția de bunuri sau servicii. În loc să primească facturi pe hârtie prin poștă, aplicațiile software pentru conturi de încasat pot permite transferul și primirea electronică a unor astfel de documente. De exemplu, descărcarea unui fișier de pe site-ul unui furnizor direct în software-ul pentru conturi de încasat permite persoanelor fizice să examineze documentele și să echilibreze conturile prin intermediul pachetului software. Declarațiile electronice pot funcționa, de asemenea, într-un mod similar, adică pot fi descărcate de pe un site web. Acest lucru economisește hârtie și previne pierderea documentelor contabile esențiale.
Puține întreprinderi au doar câțiva vânzători sau furnizori de la care achiziționează bunuri și servicii. Prin urmare, aplicațiile software pentru conturi de încasat au caracteristici care permit numere de cont și conturi multiple ale furnizorilor. Mai multe conturi de creanțe pot fi, de asemenea, necesare pentru a grupa vânzătorii după tip sau bunuri sau servicii oferite. Aplicațiile software pentru conturi de încasat pot oferi defalcări mari de opțiuni pentru clasificarea și gestionarea furnizorilor și a altor articole. Multe tipuri de pachete software permit personalizarea sistemului utilizat pentru gestionarea creanțelor.
Un alt scop al contabilității electronice este utilizarea computerelor și a software-ului pentru a elimina anumite sarcini manuale, cum ar fi scrierea cecurilor și echilibrarea conturilor. De exemplu, odată ce o companie își finalizează conturile de încasat pentru o perioadă, sunt necesare cecuri pentru a trimite la plată, iar conturile trebuie să fie șterse pentru a recunoaște plățile. Pachetele software pentru conturi de încasat permit de obicei tipărirea cecurilor folosind computerul; odată tipărit, sistemul postează și plățile prin cec electronic și finalizează plățile. În acest moment, contabilii trebuie pur și simplu să revizuiască conturile, să se asigure că se echilibrează după cum este necesar și să se asigure că nu există erori. Acest lucru duce la un alt beneficiu pentru acest software: rapoarte electronice care ajută la echilibrarea conturilor de creanțe în registrul general.