Registrele contabile sunt printre cele mai comune – și cele mai importante – documente din sistemul de contabilitate al unei companii. Deși există multe tipuri diferite de registre, cele mai comune sunt vânzările, achizițiile, numerarul și registrele generale. Fiecare dintre aceste registre contabile deține un anumit tip de tranzacție comercială, ceea ce face ca compania să găsească mai ușor informații ulterioare. Contabilii sunt responsabili pentru intocmirea registrelor companiei si inregistrarea tranzactiilor in consecinta. Situațiile financiare sunt rezultatul final al informațiilor preluate din registrele contabile ale unei companii.
Registrele de vânzări conțin toate tranzacțiile care se referă la vânzarea de stocuri sau servicii către clienți. Contabilii înregistrează data tranzacției, o scurtă descriere și valoarea vânzării. Registrul contabil conține de obicei date pentru o anumită lună, deoarece aceasta este cea mai comună procedură în sistemele contabile. Alte informații – cum ar fi reduceri de vânzări, retururi sau alte alocații – pot fi, de asemenea, în acest registru. Doar datele referitoare la vânzările companiei ar trebui să fie în această carte contabilă la un moment dat.
Achizițiile au propria lor carte separată într-un sistem contabil. Aceste registre contabile conțin doar informații despre banii pe care o companie îi cheltuiește pentru a achiziționa elementele necesare desfășurării operațiunilor comerciale. Contabilii listează informații similare cu registrul de vânzări, adică data tranzacției, o scurtă descriere și suma în dolari pentru articolele achiziționate. Un registru secundar poate exista și aici, numit conturi de plătit. Acest registru secundar listează toți vânzătorii cărora compania datorează bani pentru bunurile sau serviciile achiziționate.
Registrele de numerar conțin toate tranzacțiile pentru activitățile care utilizează numerar. Scopul acestui registru este de a ajuta o companie să-și reconcilieze conturile bancare la sfârșitul lunii. În unele cazuri, acest registru poate să nu aibă o activitate copioasă în timpul lunii, având în vedere dimensiunea și natura afacerii. Contabilii înregistrează, de obicei, tranzacțiile în numerar și, apoi, pot da registrul unei persoane care reconciliază contul bancar. Separarea sarcinilor în rândul contabililor care se ocupă de registrul de numerar ajută la prevenirea apariției unor improprii, cum ar fi frauda sau delapidarea.
Registrul general este un catchall pentru tranzacțiile care nu intră în scopul celorlalte registre contabile. Contabilii folosesc adesea acest registru ca ultimă soluție pentru tranzacțiile comerciale. Înregistrarea prea multor tranzacții aici poate duce la pierderea informațiilor sau a datelor, care durează ceva timp pentru a fi verificate atunci când găsiți informații. Contabilii stabilesc adesea reguli specifice pentru utilizarea unui registru general.