Hârtia registru este documentul fizic pe care contabilii scriu înregistrări de jurnal și alte date contabile. Sunt disponibile multe tipuri diferite de hârtie registru, inclusiv hârtie grafică cu linii, cu puncte, coloane și pătrate. Cel mai utilizat tip de hârtie este stilul de coloană, cu blocuri cu o singură coloană sau mai multe coloane pentru înregistrarea înregistrărilor în jurnal și a altor informații. În plus, coloanele pot merge de la stânga la dreapta pe pagină sau pot exista rânduri de-a lungul hârtiei care încep de sus și coboară în jos. Mulți contabili folosesc hârtia pentru a scrie înregistrări și alte date înainte de a le introduce în sistemul de contabilitate al companiei.
Tampoanele de coloane – sau hârtie de coloane, un alt nume popular – funcționează de obicei cel mai bine pentru contabilitate. Din punct de vedere istoric, hârtia este de culoare sau nuanță verde, ceea ce duce la denumirea informală a documentelor de bare verzi sau foi verzi. Pentru majoritatea lucrărilor contabile sunt necesare mai multe coloane; acele tipuri cu șase până la opt coloane sunt foarte populare. În unele cazuri, pot fi necesare tampoane de coloană diferite pentru diferite tipuri de lucrări contabile. Păstrarea acestor documente originale este extrem de importantă, astfel încât utilizarea unui stil consecvent de hârtie registru poate menține acest standard.
Completarea hârtiei de registru este o altă parte importantă a selectării și utilizării tipului corect. Fiecare foaie are nevoie de spațiu pentru date, descrieri, numere de cont și debite și credite. Ultimele două articole reprezintă sumele reale în dolari pentru tranzacția care necesită documentație. Atunci când selectați hârtie registru, cel mai bine este să găsiți un stil care să aibă linii, coloane și secțiuni de casete grafice, toate într-o anumită ordine. Hârtia coloană are toate aceste caracteristici în ordinea necesară, ceea ce este un alt motiv pentru popularitatea sa în rândul contabililor.
Un alt tip de bloc coloanar poate fi, de asemenea, util în contabilitate. Acest stil este ceva mai simplist, având două grupuri de coloane pe foaia de hârtie; partea stângă este coloana debit, iar partea dreaptă este coloana credit. Sub aceste două coloane largi, există câteva altele, cum ar fi data, descrierea, numărul contului și suma în dolari. Fiecare intrare are doar o singură linie, cu intrări de debit în stânga și intrări de credit în dreapta. Într-un fel, această hârtie este puțin mai economică, deoarece contabilii pot fi capabili să încadreze mai multe înregistrări de jurnal pe hârtia de registru, ceea ce permite, de asemenea, să păstreze mai puține documente pe hârtie.