Procedurile de numerar mic sunt stabilite de companii sau alte organizații pentru a gestiona sume mici de numerar. Numit fond de numerar, acest numerar este folosit pentru a face achiziții mici în loc de a scrie un cec sau de a folosi un card de credit al companiei. O companie va desemna un custode a cărui sarcină este să se asigure că toți banii sunt contabilizați printr-o chitanță sau altă documentație adecvată.
De obicei, cu mai puțin de 250 de dolari SUA, un fond de numerar mic permite utilizarea numerarului pentru achiziții mici sau rambursări fără procesul greoi de a scrie un cec. Un fond de numerar poate înlocui, de asemenea, nevoia de a emite carduri de credit ale companiei pentru mai multe persoane care fac achiziții mici. Acest lucru, la rândul său, reduce răspunderea pentru companie.
Dacă nu este deja înființat un fond de numerar, trebuie stabilite proceduri de numerar pentru a se asigura că toți banii sunt urmăriți și monitorizați în mod corespunzător. Uneori, se fac achiziții regulate, de rutină, care se încadrează sub o anumită sumă de dolari și, prin urmare, fac ineficientă redactarea unui cec pentru rambursare. În acest caz, ar trebui să vă adresați unui manager sau controlor al unei companii pentru a înființa un fond de numerar.
Dacă un fond de casă mică există deja, este esențial să aveți procedurile adecvate de casă mică pentru a urmări banii. Acest lucru se întâmplă în două moduri: rambursare sau plată în avans. Rambursarea are loc atunci când o achiziție a fost deja făcută și o persoană depune o chitanță sau altă documentație pentru a fi rambursată pentru banii cheltuiți. O plată în avans are loc atunci când sunt plătiți numerar pentru o achiziție care nu a fost încă efectuată. În acest caz, un voucher sau altă documentație trebuie introdusă în fondul de casă mică în momentul efectuării plății. Acest voucher va arăta cine a plătit banii, precum și cine a primit banii, împreună cu data, scopul și alte informații relevante. Voucherul rămâne în fondul de casă mică până când o chitanță este returnată custodelui.
Custodele fondului de casă mică este de obicei stabilit în procedurile de casă mică. Aceasta este de obicei o anumită poziție, cum ar fi Office Manager, care este atribuită acestei sarcini. Custodele este apoi responsabil pentru întregul fond de numerar. În orice moment, suma de bani din fondul de casă mică plus bonurile trebuie să fie egală cu suma totală inițială a fondului.
Procedurile detaliate de numerar sunt esențiale pentru urmărirea banilor în cadrul fondului de numerar. Acest lucru se datorează faptului că ori de câte ori există numerar, există un potențial de abuz. Un fond de numerar ar trebui să fie monitorizat frecvent de către un supraveghetor pentru a detecta orice discrepanțe sau probleme potențiale.