În mediile tipice de afaceri, majoritatea secretarilor de birou îndeplinesc aceleași sarcini administrative de bază. În anumite tipuri de birouri, totuși, secretarii se pot specializa într-un anumit domeniu și au responsabilități unice. Unele exemple includ secretari executivi, precum și secretari care lucrează în domeniile juridic, medical și financiar; aceste posturi necesită adesea pregătire suplimentară sau experiență dincolo de îndeplinirea sarcinilor administrative standard. Asistenții virtuali, dintre care majoritatea lucrează de la distanță într-un birou separat sau în afara casei lor, sunt o altă categorie de secretare care au devenit comune la locul de muncă modern.
În mod tradițional, un secretar de birou este persoana responsabilă cu gestionarea lucrărilor administrative pentru o organizație, cum ar fi o agenție, o corporație sau o școală. El sau ea ar putea, de exemplu, să gestioneze comunicațiile interne și externe, să programeze evenimente și întâlniri, să întrețină baze de date sau alte sisteme de păstrare a evidențelor și să se asigure că activitățile de birou se desfășoară fără probleme și eficient. Secretarii sunt de obicei pricepuți cu tehnologia, operarea telefoanelor, aparatelor de fax, calculatoarelor și a altor echipamente de birou.
Un secretar executiv este adesea asistentul liderului unei anumite organizații sau al unui departament din cadrul unei companii. De exemplu, un director nonprofit ar putea avea un secretar executiv, care ar putea apoi să supravegheze membrii personalului de secretariat care îndeplinesc sarcini administrative de rutină. Rolul său include adesea coordonarea fluxului de lucru al biroului și delegarea responsabilităților de birou altor angajați.
Secretarii juridici, de obicei supravegheați de un avocat sau de un asistent juridic, îndeplinesc în general sarcini administrative legate de procedurile judiciare. În comparație cu alte tipuri de secretari, munca lor s-ar putea concentra mai mult pe cercetare. Alte responsabilități zilnice ar putea include pregătirea documentelor legale și programarea întâlnirilor cu clienții și alți avocați.
Un secretar medical are în mod normal cunoștințe de specialitate legate de medicină sau asigurări de sănătate. El sau ea ar putea lucra într-un cabinet medical, într-o clinică sau într-un spital și, deseori, este responsabil pentru programarea întâlnirilor și menținerea dosarelor pacienților. Poziția necesită de obicei anumite cunoștințe financiare pentru a efectua procedurile de facturare. La fel ca un secretar juridic, un secretar medical poate efectua cercetări. În plus, el sau ea poate fi repartizat unui anumit profesionist medical, asistându-l cu redactarea de rapoarte și articole de jurnal sau pregătirea pentru conferințe.
Un secretar financiar este un profesionist care lucrează adesea pentru o biserică sau altă organizație care necesită o urmărire atentă a fondurilor primite și ieșite. În unele cazuri, rolul de secretar financiar nu este o poziție plătită, ci mai degrabă un loc voluntar pe care cineva îl ocupă într-un consiliu sau într-un grup aferent de persoane. El sau ea urmărește în mod normal datele financiare și ar putea fi responsabil pentru gestionarea efectivă a fondurilor.
Asistenții virtuali sunt de obicei liber profesioniști care lucrează de acasă sau în alt loc decât un birou tradițional. Ei se bazează foarte mult pe tehnologie, deoarece cea mai mare parte a muncii lor se face prin computer, fax și telefon. Domeniile lor specifice de expertiză pot varia. Unii acționează ca asistenți personali ai supraveghetorilor lor, programând angajamente și îndeplinind alte sarcini de birou. Alții s-ar putea specializa în anumite domenii, cum ar fi finanțele, contabilitatea sau transcrierea juridică sau medicală.