În general, managementul tipăririi se referă la administrarea, monitorizarea și întreținerea hardware-ului imprimantei, a software-ului imprimantei și a serviciilor de documente. Serviciile de management de imprimare oferite companiilor pot include hardware, software și controlul documentelor sau o combinație a acestora. Companiile care oferă aceste servicii oferă de obicei opțiuni la fața locului, online, la distanță și la cerere pentru clienții lor. Un serviciu de management de imprimare poate fi benefic pentru o companie prin reducerea costurilor legate de imprimantă, creșterea productivității, minimizarea erorilor și eficientizarea proiectelor.
Opțiunile la fața locului pe care le oferă companiile de gestionare a imprimantelor includ de obicei tehnicieni instruiți care pot oferi asistență dedicată unui grup de clienți dintr-o regiune. Clienții apelează de obicei la un centru de service pentru a solicita asistență pentru probleme hardware sau software. În general, tehnicianul încearcă să depaneze problema cu clientul mai întâi prin telefon. Dacă problema nu este ușor de rezolvat, tehnicianul vizitează în mod normal site-ul. Serviciul la fața locului este de obicei disponibil pentru probleme hardware și software, dar nu pentru gestionarea documentelor. În timp ce unele avantaje ale serviciului la fața locului ar putea fi atenția la detalii și asistența pentru clienți adaptată clientului, dezavantajele sunt de obicei costuri mai mari pentru serviciu și timpi mai mari de așteptare pentru rezolvarea unei probleme.
Multe companii oferă, de asemenea, servicii online de gestionare a tipăririi clienților lor. Serviciile online pentru software-ul imprimantei și gestionarea documentelor sunt de obicei combinate cu suport tehnic la fața locului pentru probleme hardware. În cazul problemelor legate de software, un client cu asistență online se conectează de obicei la un cont preexistent și inițiază o solicitare la care apoi se răspunde prin chat live sau e-mail.
Pentru gestionarea documentelor, clienții se pot conecta în mod normal în contul lor, pot comanda documentele pe care doresc să le imprime, să încarce materialele necesare pentru a produce documentul și apoi să plătească pentru produs. Produsul este de obicei livrat companiei în câteva zile lucrătoare. Serviciile online de gestionare a tipăririi sunt de obicei o opțiune atractivă pentru companiile mari care ar putea avea perioade grele de flux de lucru și pot folosi asistența suplimentară pentru finalizarea proiectelor cruciale. Adesea, poate fi mai ieftin să externalizați munca de tipărire în loc să plătiți resurse și personal suplimentar pentru a finaliza munca în interior.
Serviciile de la distanță pentru managementul imprimării implică, de obicei, suport hardware și software pentru imprimante pentru imprimantele în rețea din companiile mari. Compania de service instalează în mod normal software de monitorizare în rețeaua de calculatoare a companiei. Software-ul verifică de obicei orice erori hardware sau defecțiuni în timp ce monitorizează nivelurile de toner al imprimantei și utilizarea clientului. Serviciile de gestionare a imprimării de la distanță variază în funcție de software-ul utilizat și de nivelul de control luat de compania de servicii. Dacă nivelul de control asupra resurselor de imprimantă ale unei companii este prea mare, clienții ar putea deveni frustrați și nemulțumiți de serviciu.
Companiile care au servicii de gestionare a imprimării la cerere au de obicei software special instalat pe imprimantele lor din rețea. Prin utilizarea software-ului, aceștia pot solicita asistență pentru software-ul imprimantei și servicii de gestionare a documentelor. Asistența la cerere este adesea mai costisitoare, deoarece este în esență un serviciu dedicat la distanță. De obicei, companiile mari cu nevoi mai mari de imprimare folosesc servicii la cerere. Companiile cu multe proiecte cruciale care trebuie finalizate în termene scurte pot beneficia în special de o soluție la cerere.