Fiecare proces de cumpărare folosește patru pași de bază: determinarea nevoii, licitarea, achiziția și evaluarea. Fiecare pas poate avea mai multe componente, dintre care unele pot să nu se aplice fiecărei achiziții. Adesea, pașii sunt finalizați în mod ocazional și într-o perioadă de timp foarte scurtă. În altele, fiecare pas este formalizat și poate dura mult timp.
În etapa de determinare a nevoii din procesul de cumpărare, potențialul cumpărător își evaluează nevoile. Aceasta include identificarea a ceea ce dorește să realizeze, care va fi bugetul său de cheltuieli și ce caracteristici sunt necesare și dorite. Acest pas poate include, de asemenea, cercetarea produsului pentru a descoperi posibilități și opțiuni despre care cumpărătorul poate să nu realizeze că sunt disponibile.
Determinarea nevoii are loc indiferent dacă decizia este la fel de simplă ca un bărbat care vrea să cumpere masa de prânz sau la fel de complexă ca un manager IT care evaluează un nou sistem integrat de gestiune contabilă. Bărbatul care caută prânzul își va determina foarte repede nevoile. Poate știe că are nevoie de mâncare, vrea să cheltuiască o anumită sumă, are doar 30 de minute pentru prânz și are chef de salată. Managerul IT poate avea nevoie să discute cu un număr de părți pentru a determina nevoile și restricțiile înainte de a putea trece la următoarea fază.
În faza de licitare a procesului de cumpărare, cumpărătorul caută furnizorii disponibili și solicită prețuri. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca prânzul care își folosește bugetul pentru a determina că trebuie să patroneze un restaurant fast-food și apoi parcurge o listă mentală a unor astfel de unități apropiate de locul său de afaceri. Managerul IT va cerceta probabil software-ul disponibil și furnizorii, va emite o cerere de propunere și apoi va evalua ofertele pentru a determina care se potrivește cel mai bine nevoilor companiei sale.
A treia fază a procesului de cumpărare este achiziția propriu-zisă. Pentru bărbatul care cumpără prânzul, acest lucru este la fel de simplu ca să-și comande mâncarea, să plătească la fereastră și să plece. Pentru managerul IT, aceasta poate include negocierea prețurilor, obținerea aprobării de cumpărare, semnarea contractelor, preluarea produsului și plata facturii.
Procesul de cumpărare se încheie de obicei cu faza de evaluare. Aici cumpărătorul stabilește dacă a făcut o achiziție bună și dacă va păstra produsul sau va face din nou afaceri cu vânzătorul. Pentru prânz, asta înseamnă să-și mănânci masa și să decizi dacă a fost bună. Pentru managerul IT, aceasta înseamnă evaluarea eficienței sistemului în timp. În unele cazuri, această fază a procesului poate presupune invocarea de garanții sau garanții și poate duce chiar la returnarea produsului sau la cererea de rambursare.