O comandă de cumpărare este un angajament de cumpărare, un document legal dat de la un cumpărător unui vânzător. Procesul comenzii de cumpărare începe cu alocarea unui număr unic și a unui document care prezintă toate aspectele procesului de cumpărare. Termenii acordului unei comenzi de achiziție pot include transportul, data livrării, costul, descrierea mărfii, așteptările de plată și multe altele.
Mari sau mici, producătorii care doresc să limiteze cantitatea de stoc stocată pe un etaj de depozit vor aștepta o comandă de achiziție de la un client pentru a începe să completeze o comandă. Procesul comenzii de achiziție începe cu un document de la cumpărător către vânzător care prezintă așteptările despre produs, precum și termenii de livrare. Producătorul emite, de obicei, o comandă de vânzare, care este o recunoaștere a acestor așteptări. Dacă comanda de cumpărare și comanda de vânzare se potrivesc, aceasta limitează răspunderea ambelor părți, deoarece comanda de cumpărare este un contract obligatoriu de cumpărare.
După ce comanda de vânzare este generată, producătorul poate începe lucrul la comandă. Aceasta poate include achiziționarea de materiale, angajarea forței de muncă și modificarea echipamentelor. Procesul de comandă protejează producătorul în cazul în care cumpărătorul decide să renunțe la vânzare după ce vânzătorul a suportat cheltuieli. Cumpărătorul este, de asemenea, protejat de acest proces, deoarece nu este obligat să accepte sau să plătească pentru mărfuri care nu corespund așteptărilor prezentate în document.
Procesul de comandă ajută, de asemenea, la eficientizarea comenzii prin enumerarea tuturor sau a majorității variabilelor implicate în procesul de comandă. Acestea includ descrierea mărfii, data estimată, costul exact, termenii de plată și chiar partea care este obligată să plătească costul de transport. Acest proces este deosebit de neprețuit atunci când se importă sau se exportă, deoarece mulți dintre termeni au devenit universali în sens și ușor de identificat de către alte țări.
Mulți producători folosesc comenzile de achiziție pentru a planifica bugetele fluxului de numerar cu luni sau chiar cu ani, în avans. Ciclul de la data emiterii comenzii de cumpărare până la momentul livrării și primirea plății poate fi destul de lung. O afacere trebuie să își planifice cheltuielile în consecință pentru a putea face cerințe de numerar pe termen scurt, cum ar fi salariile.
După emiterea comenzii de cumpărare și confirmarea comenzii de vânzare, începe lucrul. Procesul se încheie cu livrarea mărfurilor și emiterea unei facturi, deși unii producători solicită plata totală sau parțială înainte de livrare. Odată ce marfa este acceptată și factura este plătită, procesul de comandă este finalizat.