Un manager de achiziții negociază contracte de aprovizionare cu furnizorii externi și gestionează activitățile de zi cu zi ale oamenilor angajați în departamentul de achiziții. Ca și în cazul majorității rolurilor de supraveghere, responsabilitățile unui manager de achiziții includ angajarea, instruirea și desființarea angajaților. Oamenii angajați în aceste roluri au, de asemenea, sarcina de a gestiona bugetele departamentelor și de a produce rapoarte financiare.
Companiile implicate în diferite tipuri de industrii trebuie să achiziționeze atât cantități de bunuri de folosință îndelungată, cât și de bunuri nedurabile. Unele dintre aceste articole, cum ar fi materiile prime, sunt folosite pentru a produce bunuri, în timp ce alte articole, cum ar fi mobilierul de birou sau unitățile de depozitare, sunt o parte necesară a oricărei locații de lucru. Responsabilitățile unui manager de achiziții includ contactarea vânzătorilor și încercarea de a cumpăra consumabile la cel mai mic preț posibil. De obicei, managerii au libertatea de a negocia contracte pe termen scurt și pe termen lung și, în multe cazuri, prețurile depind de durata acestor tranzacții. În unele cazuri, o firmă poate avea un manager de achiziții care se ocupă de nevoile de cumpărare ale întregii companii, în timp ce, în alte cazuri, firmele mari angajează mai mulți oameni în aceste roluri; fiecare manager se ocupă de achiziția unui anumit tip de produs.
De-a lungul timpului, nevoile unei firme se pot schimba, iar o creștere sau scădere a nivelurilor de producție poate însemna că firma trebuie să-și crească sau să-și reducă achizițiile de stocuri. Responsabilitățile unui manager de achiziții includ revizuirea regulată a costurilor operaționale și a nivelurilor de stoc pentru a determina dacă compania are suficiente provizii pentru a-și satisface nevoile. Dacă un departament are un exces de hârtie, cerneală sau alt tip de consumabile de bază de birou, atunci managerul poate reduce costurile totale ale companiei realocând acele consumabile către un alt departament care nu are astfel de consumabile. În plus, dacă un manager de departament găsește o modalitate de a reduce costurile prin eliminarea risipei, atunci managerul de achiziții poate transmite detaliile acestor măsuri de reducere a costurilor altor supraveghetori departamentali.
Pe lângă gestionarea achizițiilor și aprovizionărilor, responsabilitățile unui manager de achiziții includ și supravegherea angajaților. Un singur manager poate supraveghea o echipă de agenți de achiziții, fiecare fiind însărcinat să negocieze contracte cu furnizori specifici. Managerul trebuie să se asigure că acești indivizi înțeleg politicile companiei și au abilitățile interpersonale necesare pentru a negocia agresiv în numele firmei. Angajații care comandă prea mult sau prea puțin sau care au performanțe slabe la locul de muncă pot avea nevoie de coaching individual suplimentar din partea managerului. Dacă un lucrător se dovedește că nu dorește sau nu poate să-și îmbunătățească performanța la locul de muncă, atunci managerul de achiziții este responsabil pentru disciplinarea, concedierea și înlocuirea respectivului angajat.