Analiza raportului este utilizată în departamentele de contabilitate, finanțe și marketing pentru a lua decizii mai bine informate și previziuni rezonabile. Utilizările analizei raportului variază de la crearea de situații contabile de dimensiuni comune până la determinarea cifrei de afaceri a stocurilor companiei sau urmărirea succesului unei campanii de marketing în timp. Rapoartele standard sunt utilizate pentru diferite departamente pentru a îndeplini sarcini specifice. Chiar dacă utilizarea analizei raportului este importantă pentru o afacere atunci când ia decizii, există și limitări ale utilizării unor astfel de rapoarte.
Utilizările analizei raportului includ defalcarea datelor, astfel încât acestea să poată fi comparate. Când se compară două seturi de date, rapoartele pot ajuta la aducerea numerelor la cifre echivalente. De exemplu, dacă afacerea dorește să compare costul lunar al bunurilor vândute în ultimul an, nu ar trebui să se uite la cifrele brute. În schimb, afacerea ar trebui să calculeze costul mărfurilor vândute ca procent din vânzările totale pentru a determina dacă costurile au crescut sau au scăzut cu adevărat.
Efectuarea prognozelor este o altă utilizare a analizei raportului. Compararea ratelor de-a lungul timpului poate ajuta o companie să facă predicții rezonabile despre ceea ce ar trebui să se aștepte în viitor, dacă condițiile rămân aceleași sau similare. Defalcarea datelor în rapoarte și compararea rapoartelor în timp poate ajuta companiile să vadă dacă apar tendințe sau cicluri.
Au fost dezvoltate rapoarte standard pentru a realiza anumite tipuri de analize în diferite domenii de afaceri. De exemplu, în finanțe este obișnuit să se utilizeze câștigul pe acțiune, marja de profit brut, rentabilitatea activelor și ratele de rotație a stocurilor. Acest lucru nu numai că ajută o afacere în compararea datelor istorice între ea și concurenți, dar angajații sunt, în general, instruiți în utilizarea acestor rapoarte specifice înainte de a fi angajați. Chiar dacă majoritatea rapoartelor sunt ușor de calculat, analistul trebuie să înțeleagă semnificația fiecărui raport pentru a evita să facă presupuneri false.
Pericolele utilizării unei analize de raport includ neînțelegerea ipotezelor făcute în calculul acesteia, luarea în considerare a modificărilor de preț afectate sau utilizarea datelor care pot fi incorecte. Utilizările analizei raportului sunt importante în analiza datelor companiei, dar pot duce la calcule incorecte sau înșelătoare. Limitările utilizărilor analizei raportului nu ar trebui să împiedice întreprinderile să le folosească, dar ar trebui să le facă pe companii să fie mai precaute înainte de a le utiliza în luarea deciziilor. De exemplu, dacă afacerea și-a modificat prețurile și compară ratele profitului în această perioadă de timp, trebuie să ia în considerare faptul că modificarea prețului ar fi putut avea un efect asupra numărului de vânzări.