Cashul mic este o sumă mică de bani folosită de angajații unei afaceri pentru cheltuieli incidente sub o anumită sumă, de obicei în jur de 50 USD în Statele Unite. Mulți ofițeri financiari sunt de acord că, în anumite cazuri, nu este rentabil – ca să nu mai vorbim despre pierderea de timp – să emiti un cec pentru cheltuielile micilor afaceri. Unele utilizări comune pentru numerarul mic includ achiziționarea de rechizite de birou și plata pentru mese, divertisment, transport local și alte taxe diverse. Poate fi folosit și pentru a oferi rambursări sau modificări clienților. Indiferent de utilizarea sa, documentația este de obicei necesară pentru a contabiliza fondurile pentru a evita potențialele probleme de audit.
Numiți uneori cont de avans, banii dintr-un fond de numerar mic pot fi folosiți pentru a rambursa angajaților cheltuielile anterioare legate de afaceri sau pot fi rezervați pentru cheltuielile anticipate. Fondurile sunt adesea permise să fie folosite pentru a oferi schimbări clienților care achiziționează bunuri sau servicii și de la companie. În plus, banii mici sunt cheltuiți frecvent pentru rechizite de birou sau pentru necesitățile de laborator, dar de obicei nu sunt destinate achiziționării de articole mari. Mai degrabă, se cheltuiește de obicei pentru accesorii, cum ar fi hârtie și pixuri. În plus, multe departamente academice ale universităților care utilizează subiecți umani în studiile lor rambursează subiecții folosind bani mici.
În general, majoritatea cheltuielilor minore din buzunar efectuate de un angajat în cursul activității sunt eligibile pentru rambursare în numerar, în funcție de politicile particulare ale angajatorului. Membrii personalului anumitor companii plătesc adesea pentru călătoriile locale, inclusiv autobuzul, taxiul sau metroul, pentru care pot fi rambursați. Evenimentele de birou, cum ar fi întâlnirile sau petrecerile personalului, pot fi, de asemenea, finanțate cu bani mici, la fel ca anumite mese de afaceri și alte divertisment ieftine.
Există anumite limitări și scutiri legate de utilizarea unui fond de numerar mic. De exemplu, de obicei nu este permis să fie folosit ca fond de încasare a cecurilor sau ca sursă pentru un avans de salariu. Dacă afacerea este situată în SUA, pot exista și anumite scutiri de taxe pe vânzări de luat în considerare, în funcție de stat. În plus, suma de bani dintr-un cont de casă mică poate fi mărită sau redusă, după caz, în conformitate cu politicile organizației.
Un angajat de supraveghere al afacerii este, în general, desemnat ca custode al fondurilor de numerar mic, iar menținerea fondului necesită o documentație exactă în scopuri contabile. De exemplu, este de obicei o idee bună ca angajații să folosească formulare de solicitare și chitanțe detaliate atunci când manipulează numerarul mic. Aceste formulare, cunoscute și sub denumirea de bonuri de numerar, sunt în general disponibile la magazinele de articole de birou.