Oamenii primesc adesea informații contradictorii cu privire la perioada de timp în care ar trebui să păstreze un cec anulat. În unele cazuri, pot exista reguli diferite care se aplică persoanelor fizice față de entități comerciale, dar, în general, majoritatea cecurilor pe hârtie pot fi eliminate odată ce au fost reconciliate cu extrasul dvs. bancar lunar. Există mai multe excepții, iar cele mai multe dintre ele au de-a face cu păstrarea unor evidențe exacte în scopuri fiscale. În funcție de tipul de cheltuială, unele cecuri anulate trebuie păstrate doar un an, în timp ce altele ar trebui depuse timp de cel puțin șapte ani.
Un cec pe care l-ați scris este considerat anulat atunci când fondurile au fost retrase din contul dvs. bancar. Cecul propriu-zis este de obicei ștampilat sau marcat în alt mod ca anulat și, în unele cazuri, vă este returnat. În caz contrar, este posibil să primiți o fotocopie sau să aveți acces la informații online – această practică a băncii este de obicei denumită păstrarea cecurilor, trunchierea sau păstrarea în siguranță. Este posibil să nu fie nevoie să păstrați extrasele sau cecurile pe hârtie deloc dacă aveți acces la ele online sau solicitând copii de la bancă. Mulți oameni consideră că aceste practici îi ajută să-și controleze dezordinea de hârtie.
Unele situații potențiale în care ar trebui să păstrați un cec anulat ar putea include furnizarea acestuia ca dovadă de cumpărare pentru un articol defecte sau dovada plății unei facturi. Mai important, unele cecuri anulate ar trebui păstrate ca parte a evidențelor fiscale, cum ar fi cele pentru cheltuieli deductibile. Majoritatea experților financiari recomandă depunerea cecului anulat timp de minim șapte și maxim zece ani. Pentru rezidenții din SUA, acest lucru îi poate ajuta să își protejeze informațiile și să furnizeze documente dacă sunt auditați de Serviciul Fiscal Intern (IRS).
Alte cecuri anulate, cum ar fi cele pentru plăți de rutină, pot fi de obicei eliminate după trei ani – cel mult. Unele, totuși, ar putea fi nevoite să fie salvate pentru a documenta taxele legate de îngrijirea sănătății în scopuri de asigurare, de exemplu. În plus, proprietarii de case sunt adesea sfătuiți să păstreze cecurile anulate legate de îmbunătățirea locuințelor atâta timp cât își dețin proprietatea.
Există unele dezavantaje în a avea doar un cec anulat ca documentație. În unele cazuri, cecul arată cât a fost plătit și cui, dar nu indică specificul a ceea ce a fost achiziționat. În consecință, poate fi dificil să justificați anumite cheltuieli de afaceri și să le anulați în scopuri fiscale. Prin urmare, ar putea fi util să păstrați chitanțele și alte documente justificative ca informații suplimentare. Când nu mai sunt necesare, cecurile și alte documente ar trebui de obicei distruse pentru a evita frauda de identitate.