Bugetarea cheltuielilor de capital este procesul de stabilire a unui plan financiar pentru achiziționarea activelor comerciale pe termen lung. Afacerile creează bugete separate pentru achiziția de active curente și active pe termen lung. Achizițiile de active curente afectează doar un singur an de funcționare, în timp ce achizițiile de active pe termen lung afectează mai mulți ani. Menținerea celor două tipuri separate face mai ușor pentru întreprinderi să analizeze implicațiile fiscale și să raporteze doar acele elemente care au impact asupra situației financiare actuale.
Bugetul este o parte importantă a managementului afacerii. Un buget este un plan pentru viitor care detaliază veniturile și cheltuielile așteptate. Operațional, bugetele sunt legate de cel mai important ciclu economic: anul fiscal. În fiecare an fiscal, o întreprindere trebuie să raporteze despre operațiunile sale pentru a plăti taxe și pentru a face dezvăluirile necesare autorităților de reglementare și investitorilor. Deși o afacere poate crea un buget care să reflecte orice perioadă de timp, bugetul anului fiscal este instrumentul său de bază pentru operațiuni.
Un buget de an fiscal se referă numai la acele active și pasive care au impact asupra anului curent. Includerea elementelor care afectează mai mult de un an face dificilă evaluarea succesului financiar sau eșecului operațiunilor curente. Pentru a menține relevanța bugetului anului fiscal, activele și pasivele pe termen lung sunt contabilizate în bugete de specialitate separate. Unul dintre cele mai importante bugete de specialitate este bugetul de capital.
Cheltuielile de capital sunt achiziții sau investiții în active pe termen lung, cum ar fi facilități, echipamente și cercetare și dezvoltare. Finanțarea acestor elemente are loc pe o perioadă mai mare de un an. Bugetarea cheltuielilor de capital este procesul de menținere a unui buget separat pentru aceste active și, adesea, un proces separat de aprobare.
De obicei, procesul de bugetare a cheltuielilor de capital include elaborarea unui buget principal pentru aprobarea de către conducere sau consiliu. Acest buget se poate întinde pe zece sau mai mulți ani, în funcție de activele implicate; reflectă activele pe termen lung pe care compania le deține, este în proces de finanțare și se așteaptă să le achiziționeze în viitor. Bugetarea cheltuielilor de capital implică adesea sume mari de bani și decizii care vor avea un efect semnificativ asupra operațiunilor viitoare.
Durata de timp implicată și mărimea investiției în active pe termen lung înseamnă adesea că bugetarea cheltuielilor de capital are două faze de aprobare. Un buget principal este aprobat la un moment dat ca plan general de joc. Pe măsură ce se apropie în timp de momentul în care fondurile efective vor fi alocate pentru a face o achiziție bugetată, alocarea individuală a fondurilor trebuie deseori aprobată din nou. Uneori, acest lucru poate duce la anularea unei cheltuieli de capital așteptate. Guvernele se găsesc adesea în situația de a fi aprobat o cheltuială de capital într-un an trecut și de a avea decizia anulată într-un an ulterior, când alocarea efectivă este votată de către o altă administrație.