Un manager de buget supraveghează procesul de venituri și cheltuieli al unei organizații. Postul are elemente de contabilitate financiară, prognoză, audit și supraveghere a proceselor. Această poziție poate fi la nivelul întregii organizații sau pe proiecte. Titlul este foarte tipic pentru agențiile guvernamentale și organizațiile nonprofit, dar poate fi, de asemenea, un rol desemnat în afacerile cu scop profit care se angajează în managementul proiectelor.
Organizațiile au de obicei un buget de funcționare și un buget de capital, sau de facilități și echipamente. Un buget de capital tinde să fie static, deoarece cheltuielile de capital tind să se desfășoare conform unui plan specific care necesită puțină gestionare zilnică. Bugetele de funcționare, însă, sunt foarte fluide. Aceste tipuri de bugete se bazează pe previziuni ale veniturilor și cheltuielilor care se fac la începutul anului, dar se pot dovedi inexacte, deoarece realitatea operațiunilor de afaceri se desfășoară în timp real.
Ofițerii financiari șefi (CFO) sau directorii de finanțe angajează de obicei manageri de buget ca specialiști în managementul mediu. Managerul de buget se ocupă de toate aspectele dezvoltării bugetelor de operare și de capital la începutul anului fiscal, când o organizație plănuiește pentru anul următor. Îndatoririle sale nu se opresc însă cu planificarea viitorului. Un manager de buget monitorizează, de asemenea, personalul, departamentele sau proiectele pentru a se asigura că veniturile și cheltuielile ating obiectivele bugetare. Dacă veniturile sunt sub buget sau cheltuielile depășesc bugetul, managerul de buget raportează diferența directorilor organizației, astfel încât proiecțiile și planurile să poată fi modificate.
Sarcinile specifice ale unui manager de buget includ elaborarea de previziuni unice sau multianuale ale veniturilor și cheltuielilor în întreaga organizație sau proiect. Aceste previziuni sunt de obicei defalcate pe proiect sau departament, în special pentru bugetele de funcționare. Odată ce bugetul pentru un an fiscal a fost aprobat, managerul lucrează cu managerii de departament și de proiect pentru a-și menține activitățile în parametrii bugetari. Managerul de buget interacționează frecvent cu directorii cu privire la bugetul de funcționare, uneori lunar, pentru a raporta variațiile și pentru a oferi soluții de modificare a bugetului pentru a reflecta circumstanțele reale.
La sfârșitul anului fiscal, managerul conformează bugetul la cheltuielile efective efectuate și la veniturile generate și furnizează aceste informații directorilor organizației și profesioniștilor fiscali. Procesul începe apoi din nou, deoarece bugetele anuale viitoare sunt modificate pentru a reflecta ceea ce s-a întâmplat în anul care tocmai a trecut. Între timp, managerul bugetar este responsabil de stabilirea politicilor și procedurilor de raportare a veniturilor și cheltuielilor și de gestionarea unui proces bugetar care respectă cele mai bune practici din industrie.