Așa cum un browser web trebuie să organizeze datele pentru ca utilizatorii să poată rezulta la o căutare, clasificarea documentelor permite organizațiilor să simplifice găsirea de informații importante. Categorizarea documentelor se realizează diferit față de utilizarea algoritmilor motoarelor de căutare, deoarece anumite cuvinte cheie pot avea semnificații diferite. O astfel de metodă trebuie să fie capabilă să evalueze contextul documentelor specifice de afaceri. Cu clasificarea documentelor supravegheate, utilizatorul etichetează un set de documente pe care sistemul automat le poate folosi ca model. În metoda nesupravegheată, acestea sunt organizate matematic pe baza unor cuvinte și expresii similare.
Utilizatorul are cel mai mare control asupra clasificării documentelor atunci când se utilizează clasificarea bazată pe reguli. Contextul, categoriile și regulile sunt create în funcție de ceea ce este introdus manual. În timpul procesului de recuperare a documentelor, totul este clasificat în funcție de regulile exacte specificate de utilizator. Categoriile trebuie atribuite și în timpul metodei supravegheate. Cu toate acestea, pasul de a scrie regulile pe care sistemul de căutare ar trebui să le urmeze este finalizat automat.
Cu gruparea documentelor, numită și clasificare nesupravegheată, grupările și categoriile sunt toate realizate automat. Nu există introducerea manuală a regulilor, care poate fi atât benefică, cât și dezavantajoasă. Acest proces economisește timp, deoarece nu trebuie scrise reguli și se găsesc adesea documente similare care nu au fost considerate similare inițial. Dezavantajul este că ar putea apărea împreună documente care nu au fost inițial destinate să fie în aceeași categorie. Abordarea mai automatizată este, de asemenea, mai impunătoare pentru sistemele informatice.
Pentru a găsi un echilibru între cele două metode diferite, specialiștii în informatică au conceput metoda clasificării documentelor semi-supravegheate. Documentele care sunt clasificate manual sunt combinate cu seturi de documente care nu sunt etichetate. Programele care pot asocia informații din ambele folosesc datele pentru a afla cum este clasificat fiecare document. Găsirea informațiilor este ajutată de un anumit control asupra procesului de clasificare. Gruparea documentelor devine mai eficientă atunci când frazele pot fi folosite pentru a le grupa, cum ar fi cu Suffix Tree Clustering, în special pentru documentele care sunt stocate online.
Știința informației a explorat diverse modalități de a face extragerea datelor mai eficientă. Majoritatea companiilor sunt conectate la Internet, astfel încât mineritul web trebuie să consume cât mai puțin timp pentru a putea fi găsite documentele relevante. Informaticii au creat, de asemenea, câțiva algoritmi diferiți pentru a organiza documentele într-un mod ierarhic. Fiecare este eficient în felul său, iar clasificarea documentelor continuă să fie studiată și definită prin diferite programe software și metode corporative personalizate.