Procesul de management al documentelor este un sistem în care documentele sunt organizate și stocate pentru referințe viitoare. Acest proces poate fi rudimentar, cum ar fi atunci când cineva pune chitanțe într-o cutie de pantofi cu puțină sau deloc organizare. Procesul poate, de asemenea, să fie extrem de sofisticat, cum ar fi atunci când o corporație a conceput un set complex de scanere pentru a colecta, organiza și găzdui informații extrase din formulare pre-proiectate cărora li se atribuie numere de referință înainte de a fi catalogate și arhivate în depozite. În orice caz, elementele de bază ale managementului documentelor au fost adoptate.
În general, managementul documentelor aderă la noțiunea că documentele trebuie colectate, comandate și arhivate conform unui tip de plan pentru un scop comun. În cele mai multe cazuri, managementul documentelor este folosit deoarece persoana sau compania intenționează să utilizeze sau trebuie să țină seama de nevoia viitoare a informațiilor din documente. Informațiile din acele documente pot fi în general unificate sau grupate în funcție de un anumit tip de nevoie sau scop, cum ar fi contabilitate, istoric sau conformitate cu reglementările.
La scară mică, orice contribuabil individual aplică procesul de gestionare a documentelor atunci când organizează documente fiscale pentru depunerea anuală. În general, documentele necesare anului vor fi grupate într-un singur loc, ușor de găsit, cum ar fi un dosar într-un dulap de dosare. Unitatea documentelor, cum ar fi chitanțe, facturi, contribuții și formulare fiscale, constă în cerința generală de a completa un formular fiscal anual și de a avea documentația necesară pentru a susține înregistrările pe formularul fiscal. Atunci când se depune declarația și se anexează documentația justificativă, pachetul de informații și documente rezultat este adesea plasat cu declarațiile fiscale ale anului anterior, organizate în funcție de an. Aceasta este o formă de bază de gestionare a documentației.
Gestionarea documentelor poate fi, de asemenea, complexă, implicată, în mai multe etape și costisitoare. În special în cazul companiilor mari care colectează informații despre consumatori, gestionarea eficientă a documentelor este esențială. De exemplu, o instituție financiară are adesea un investitor implicat complet, documente riguroase înainte de investiție. Instituția poate fi solicitată de către autoritățile de reglementare nu numai să colecteze informații specifice de la client, ci să organizeze informațiile într-un anumit mod și să mențină documentația într-un format accesibil pentru o anumită perioadă de timp. În consecință, acea instituție poate utiliza un proces complex de gestionare a documentelor.
Într-un astfel de exemplu, odată ce compania primește documentele inițiale, formularul tipărit poate fi scanat într-o imagine digitală și trimis la o rețea de baze de date computerizate pentru colectarea și organizarea informațiilor. Copiilor pe hârtie i se poate atribui apoi un număr de referință, plasat într-o cutie conform unei ștampile de dată și oră și trimis la un depozit care utilizează propriul set de proces de gestionare a documentelor. În cazul în care copia tipărită este necesară pentru a clarifica o dispută sau pentru a satisface o cerință de reglementare, aceasta poate fi preluată cu ușurință dintr-o arhivă vastă de documente similare.