Colaborarea în timp real este un tip de instrument de afaceri care a intrat în uz comun, datorită puterii Internetului. În esență, diferitele tipuri de instrumente de colaborare web fac posibil ca persoanele situate într-o gamă largă de locații fizice să se reunească într-un singur mediu virtual și să lucreze împreună la un proiect comun ca și cum ar fi în aceeași cameră. Instrumentele de acest tip pot fi utilizate ca parte a unei rețele interne în cadrul unei companii care operează un număr de facilități în întreaga lume sau pot fi obținute pentru utilizare de la o companie de telecomunicații care furnizează soluții de conferințe web online, împreună cu capabilități de conferințe audio.
Un instrument de colaborare de bază în timp real va permite participanților la întâlnire să participe activ la crearea sau editarea unui anumit tip de document. Documentul poate fi o propunere care este în curs de pregătire pentru prezentare unui nou client, o prezentare de diapozitive care va fi folosită la o viitoare conferință de vânzări sau de industrie sau chiar creațiile unui fel de document intern, cum ar fi un manual al angajatului. De obicei, o persoană care este identificată ca moderator sau lider al grupului are capacitatea de a împuternici fiecare participant la întâlnire să participe într-un fel, de la utilizarea computerului său pentru a face modificări în timp real la textul sau aspectul documentului. , pentru a participa la chat de grup printr-o conexiune audio sau mesagerie instantanee.
Acest tip de colaborare în timp real este uneori cunoscut sub numele de whiteboarding sau whiteboard collaboration. În esență, procesul se bazează fie pe încărcarea documentului pe serverul companiei care găzduiește sesiunea de conferințe în timp real, fie pe utilizarea a ceea ce este cunoscut sub numele de partajare desktop pentru a permite tuturor participanților să vadă desktopul liderului grupului. Liderul afișează documentul pe desktop pentru ca toți să-l vadă, apoi le oferă membrilor grupului posibilitatea de a face modificări documentului prin interfața conferinței. Odată ce modificările sunt efectuate, liderul poate salva modificările în documentul sursă la fel ca și cum modificările ar fi fost făcute pe site.
În funcție de structura instrumentului de colaborare în timp real care este utilizat, interacțiunea audio poate fi asigurată de un apel de conferință audio însoțitor care are loc simultan cu sesiunea de conferință web. Alteori, porțiunea audio a întâlnirii este asigurată de o conexiune Voice over IP care permite moderatorului și participanților să comunice cu ajutorul difuzoarelor și microfoanelor care sunt atașate desktop-urilor și laptopurilor utilizate pentru a participa la întâlnirea virtuală. În ambele scenarii, moderatorul are capacitatea de a controla colaborarea în timp real prin blocarea întâlnirii odată ce tot personalul necesar este prezent și alegând cine are drepturi de editare și alte privilegii în orice moment al sesiunii.