Există mulți termeni folosiți pentru a descrie sistemele de colaborare, inclusiv comunități profesionale de învățare, echipe de management al producției, ședințe de consiliu și chiar comitete. Sistemele de colaborare multiple se pot forma și dizolva în orice afacere sau operațiune pe măsură ce apar noi nevoi. Unele pot fi puse în aplicare temporar atunci când planificați proiecte majore sau rezolvarea unor probleme specifice. Alte sisteme de colaborare sunt în curs de desfășurare și orientate către un obiectiv comun, pe termen lung.
Diferitele nume folosite pentru a descrie sistemele de colaborare pot fi confuze, deoarece două organizații pot folosi exact același nume pentru sistemul lor, dar funcționează în moduri destul de diferite. Uneori, sistemele de colaborare care sunt în esență identice ca funcție primesc nume diferite. De exemplu, un grup poate fi numit o echipă la nivel de clasă într-o școală și o echipă interdisciplinară în alta. Numele real pe care o organizație îl folosește pentru sistemul său de colaborare particular nu este la fel de important ca munca pe care o echipă sau un sistem o îndeplinește.
Sistemele de colaborare pot fi gândite ca echipe sau grupuri de indivizi care lucrează împreună pentru a îndeplini o anumită sarcină. Cuvântul „colaborativ” poate fi împărțit în prefixul co- și rădăcina cuvântului muncă. Prefixul înseamnă împreună, în comun sau în mod egal, iar munca înseamnă a munci. Un sistem colaborativ este, prin urmare, orice aranjament în care oamenii se unesc într-o formă de activitate sau muncă comună. Aceste sisteme sunt uneori bazate pe tehnologie, folosind o rețea de comunicații a companiei, spre deosebire de întâlniri fizice în timp real, pentru a implica lucrătorii și a se angaja în discuții.
Doi colegi care discută și împărtășesc idei despre cum să rezolve o problemă la locul de muncă se pot angaja într-un sistem de colaborare informal. Exemple mai elaborate ale acestor sisteme implică echipe specifice sau cadre de angajați care se întâlnesc la ore programate regulat. Aceste sisteme de colaborare foarte structurate aderă în general la o agendă strânsă, iar liderii urmează un șablon orientat spre sarcini. Indiferent dacă este simplu sau complex, un fir comun între toate sistemele de colaborare este nevoia puternică de comunicare clară și conducere eficientă.
În educație, sistemele de colaborare includ adesea echipe de profesori care predau aceleași studenți sau materii. Acești indivizi se pot întâlni pentru a planifica împreună instruirea și mai târziu să evalueze munca elevului pentru a determina succesul instruirii. În afaceri, o strategie de marketing colaborativ poate prezenta un scenariu similar. Mai multe departamente sau angajați pot pune în aplicare strategia și apoi se pot reuni după implementare pentru a evalua eficacitatea strategiei. În toate cazurile, sistemele de colaborare se bazează pe premisa că concentrarea multor minți pe o anumită sarcină este superioară persoanelor care o fac singuri.