Un fiduciar este cineva care se află într-o poziție de încredere. În contabilitatea fiduciară, o persoană de încredere este obligată să țină evidențe financiare detaliate atunci când administrează un trust sau când acționează ca executor al succesiunii unei persoane decedate. Fiduciarul poate, de asemenea, să gestioneze activele unui copil minor până când acesta împlinește vârsta majoratului. Înregistrările pot fi depuse la instanță ca parte a unei proceduri judiciare și este esențial ca acestea să fie exacte.
Un trust este alcătuit din principal, care este suma inițială a numerarului sau a altor active care sunt plasate în ea și venituri. Orice câștig de capital se adaugă la principal, în timp ce cheltuielile și pierderile de capital suportate sunt deduse din această sumă. Orice datorii contractate de trust sunt, de asemenea, scăzute din principal.
Declarația contabilă fiduciară enumeră principalul, precum și orice venit pe care trustul sau succesiunea le-a primit. Venitul poate fi sub formă de dobândă sau dividende câștigate din investiții. Veniturile sunt enumerate separat în situația contabilă, întrucât beneficiarii pentru fiecare formă de venit pot fi diferiți, în funcție de condițiile trustului sau de voința persoanei.
În cazul în care orice parte din bunurile deținute în trust sau care fac parte din patrimoniu au fost vândute de administrator sau de executor, situațiile contabile fiduciare trebuie să arate „valoarea contabilă” a proprietății, precum și prețul de vânzare. Câștigul sau pierderea este notat în evidență. Această cifră poate fi utilizată pentru calcularea câștigurilor de capital sau a pierderilor de capital.
Orice venit realizat de trust sau de patrimoniu este enumerat în ordine, după data și tipul chitanței. Această metodă de afișare a înregistrărilor face mai ușor pentru oricine care examinează situațiile contabile fiduciare să vadă dacă lipsesc extrasele. Încasările pentru chirie, plățile de dobândă sau dividendele primite ar fi utilizate în acest scop.
Orice plăți efectuate din trust sau din patrimoniu sunt enumerate în situațiile contabile ale trustului fiduciar. Acestea pot include cheltuieli suportate pentru administrarea trustului sau decontarea succesiunii. În cazul unui trust, orice venit plătit beneficiarilor este listat și documentele se termină cu soldul rămas.
Odată întocmite situațiile contabile fiduciare, se furnizează copii părților interesate, precum și instanței în unele cazuri. Destinatarii declarațiilor au posibilitatea de a se opune oricăruia dintre elementele pe care le conțin. Dacă nu este înregistrată nicio obiecție, fiduciarul poate distribui veniturile din trust și banii și proprietățile care formează succesiunea.