Contabilitatea proiectelor este o formă de urmărire financiară care permite oamenilor să monitorizeze costurile și veniturile asociate unui anumit proiect. Acest lucru permite oamenilor să mențină proiectele la buget, să țină evidența schimbărilor în cheltuieli și să identifice domeniile de îngrijorare, astfel încât acestea să poată fi abordate pe măsură ce proiectul avansează. Acest tip de contabilitate diferă de alte tipuri de contabilitate deoarece, în loc să acopere o întreagă companie sau un anumit departament pentru o perioadă de timp stabilită, se adresează tuturor costurilor asociate unui proiect, atât timp cât este nevoie.
Un exemplu poate fi văzut în contabilitatea producției, unde oamenii urmăresc cheltuielile asociate cu producția de film și televiziune. Studiourile de film doresc să urmărească cheltuielile în funcție de proiect, deoarece oferă o modalitate semnificativă de a evalua performanța la box office și de a controla costurile. Contabilii rămân cu filmul pe toată durata producției, extragând date din fiecare departament, de la marketing la garderobă. Ei generează conturi regulate pentru a informa oamenii când vine vorba de câți bani sunt cheltuiți și cât de bine îndeplinește filmul obiectivele bugetare.
Contabilitatea proiectului este cerută de lege în unele cazuri. Antreprenorii guvernamentali care finalizează proiecte în numele guvernului trebuie să fie capabili să-și documenteze cheltuielile în mod clar și în detaliu, oferind o defalcare a cheltuielilor specifice proiectului. În alte cazuri, cum ar fi în cazul construcțiilor, poate fi o modalitate utilă de a analiza cheltuielile și de a gestiona problemele contabile. Contractorii, de exemplu, trebuie să fie capabili să furnizeze estimări precise clienților și folosesc contabilitatea proiectelor din lucrările anterioare pentru a genera previziuni rezonabil de apropiate cu privire la cât de scump va fi un anumit proiect.
O echipă de contabilitate de proiect poate fi mare, mai ales pentru ceva care acoperă mai multe departamente din cadrul unei companii și care durează luni sau ani pentru finalizare. Un contabil șef este responsabil pentru supravegherea personalului de sprijin, inclusiv alți contabili, funcționari și asistenți administrativi. Este posibil ca aceștia să fie nevoiți să furnizeze informații la un moment dat și, uneori, să se ocupe de contabilizarea mai multor proiecte, în funcție de structura unei organizații.
Un manager de proiect, persoana care acționează ca punct de contact și coordonare pentru un proiect, se bazează pe contabilitatea proiectului pentru a menține proiectele aproape de estimările lor bugetare inițiale și, de asemenea, folosește alte departamente pentru a se asigura că proiectele sunt finalizate într-un anumit interval de timp. Dacă apar probleme, managerul de proiect trebuie să fie capabil să explice lucruri precum întârzierile și depășirile de cheltuieli, spre satisfacția personalului de supraveghere, care poate fi răspunzător în fața investitorilor, oficialilor guvernamentali și altor părți interesate.