Schimbul electronic de date (EDI) este procesul de utilizare a computerelor pentru a face schimb de documente comerciale între companii. Anterior, faxurile sau poșta tradițională erau folosite pentru a face schimb de documente. Trimiterea prin corespondență și fax sunt încă folosite în afaceri, dar EDI este o modalitate mult mai rapidă de a face același lucru.
EDI este folosit de un număr mare de companii. Peste 100,000 de companii au înlocuit metodele mai tradiționale cu EDI. Acest nou sistem are o serie de beneficii; costul este unul dintre ele. Schimbul de computer la computer este mult mai puțin costisitor decât metodele tradiționale de schimb de documente. Procesarea unei comenzi pe hârtie poate costa până la 70 de dolari SUA (USD), în timp ce utilizarea EDI costă 1 USD sau mai puțin.
Pe măsură ce un computer procesează documentele în EDI, există și mai puține șanse de eroare umană. Viteza este un alt beneficiu. O comandă de cumpărare pe hârtie poate dura de la zece zile la două săptămâni de la momentul în care cumpărătorul o solicită până la momentul în care expeditorul o trimite. Acum, aceeași comandă poate fi procesată în mai puțin de o zi.
Acești timpi de tranzacție mai rapidi ajută la menținerea unor niveluri eficiente de stoc. De asemenea, contribuie la o mai bună utilizare a spațiului din depozit și la mai puține probleme de epuizare a stocurilor. Acest lucru duce, la rândul său, la o reducere a costurilor de transport, deoarece nu ar trebui să fie nevoie de suprataxe urgente de livrare de ultimă oră.
Există câteva dezavantaje ale procesului. EDI poate funcționa numai dacă toți cei cu care compania are de-a face utilizează aceeași metodă. Dacă schimbarea nu a fost făcută în cadrul unor afaceri, alte companii care se ocupă de acestea pot fi nevoite să utilizeze EDI, precum și metodele mai tradiționale. Acest lucru poate fi costisitor și consumator de timp. Poate implica ca un membru al personalului să mențină procesul de trimitere prin corespondență în timp ce un alt lucrător trimite documente electronic.
Procesul de utilizare a EDI pentru achiziție este foarte simplu. Odată ce o comandă a fost scrisă, documentul este tradus într-un format specific și transmis furnizorului prin Internet. Trebuie să se asigure că documentul folosit de ambele părți este exact în același format.
Securitatea este o problemă importantă pentru companiile care utilizează EDI. Securitatea datelor este controlată pe tot parcursul procesului folosind parole, criptare și identificarea utilizatorului. EDI are software care verifică și editează documentele pentru acuratețe.
Practic, tot ceea ce este necesar pentru a rula această metodă de schimb de documente este un computer și acces la Internet. Există multe companii care furnizează pachete de aplicații software EDI fără probleme. Acestea au propriul software de criptare și procesul de instalare poate fi finalizat în câteva minute. De la o cheltuială inițială mică, companiile pot folosi EDI pentru a îmbunătăți eficiența, economisind în același timp timp, bani și forță de muncă.