Eficiența capitalului de lucru este o măsură a cât de bine o companie echilibrează banii datorați de clienți pentru vânzări și banii investiți în bunuri inventariate față de banii pe care îi datorează pentru achiziționarea stocului. Această relație de plată pentru bunuri, datorie pentru bunuri și așteptare de a fi plătită pentru bunuri se numește ciclu de conversie în numerar. Cu cât o companie este mai eficientă în navigarea ciclului de conversie a numerarului, cu atât este mai mare nivelul său de eficiență a capitalului de lucru.
Aproape toate întreprinderile trebuie să aibă numerar la îndemână pentru a finanța nevoile de lichiditate pe termen scurt. Acest numerar disponibil este cunoscut sub numele de capital de lucru. Cantitatea de capital de lucru pe care o are o afacere în raport cu necesitatea acestuia va afecta bonitatea firmei în ochii creditorilor și, dacă este o companie publică, va afecta opiniile investitorilor cu privire la sănătatea financiară a companiei. Dacă eficiența capitalului de lucru al unei companii este ridicată, adică dacă practicile sale de afaceri minimizează nevoia de fonduri împrumutate pentru nevoile operaționale pe termen scurt, aceasta poate facilita ca afacerea să împrumute atunci când este necesar.
Întreprinderile cu investiții mari în active permanente sau firme care prestează în principal servicii au mai puțină nevoie de capital de lucru decât altele. Eficiența capitalului de lucru devine foarte importantă pentru întreprinderi, cum ar fi comercianții cu amănuntul, care trebuie să achiziționeze un inventar de bunuri, să datoreze vânzătorilor pentru acel inventar și apoi sunt datorați de clienții care achiziționează bunurile. Aceasta este o problemă în special pentru comercianții cu amănuntul sezonieri care trebuie să investească masiv în stoc cu mult înainte de cel mai puternic sezon de vânzări și totuși ar putea să nu fie plătiți de clienți timp de câteva luni.
Determinarea eficienței capitalului de lucru al unei companii începe cu măsurarea ciclului său de conversie a numerarului. Aceasta este o chestiune de adăugare a numărului mediu de zile dintre introducerea unui produs în inventar și vânzarea acestuia la numărul mediu de zile după ce un produs este vândut până la încasarea plății pentru vânzare. Din aceasta, firma scade numărul mediu de zile dintre achiziționarea unui produs și plata acestuia. Această cifră este ciclul de conversie a numerarului companiei.
De obicei, cu cât ciclul de conversie a numerarului este mai mare, adică cu atât este mai mare numărul mediu de zile pentru a converti stocul în vânzări, mai puțin numărul mediu de zile pentru a plăti costul vânzărilor, cu atât eficiența capitalului de lucru al afacerii este mai scăzut. Acest lucru reprezintă un cost pentru afacere, deoarece capitalul de lucru este fie capital propriu din companie care nu poate fi folosit pentru alte utilizări dacă firma este ineficientă, fie este o datorie, care este mai costisitoare cu cât este datorată mai mult timp. Pentru aproape fiecare afacere, un obiectiv este de a încuraja managerii de la fiecare pas al procesului de vânzări să opereze în vederea utilizării eficiente a capitalului. Cu cât mărfurile sunt în stoc mai puțin timp, cu atât plățile pentru vânzări sunt colectate mai rapid – cu cât plățile către furnizori pot fi amânate mai mult, cu atât mai bine.