Un cont de control este un cont rezumat dintr-un registru financiar general care acumulează detaliile unui cont într-un registru subsidiar – registrul general urmărește toate tranzacțiile financiare din cadrul unei companii. Informațiile gestionate într-un registru subsidiar sunt detaliul care susține informațiile din registrul general. Registrele subsidiare sunt utilizate pentru a urmări o varietate de articole care se acumulează într-un registru general, inclusiv conturi de încasat, conturi de plătit, inventar și venituri. Pe lângă sumele tranzacțiilor, registrele subsidiare vor include adesea nume, locații, descrieri și date. Fiecare dintre articolele din registrul contabil subsidiar va avea de obicei un cont de control în registrul general.
Departamentele de contabilitate folosesc balanțele de verificare generate din registrul general atunci când acumulează date financiare lunare, trimestriale și anuale. În general, departamentele de contabilitate necesită rareori tipul de detaliu urmărit într-un registru subsidiar. De exemplu, un departament de conturi de încasat va trebui să poată accesa informații despre client, cum ar fi un număr de telefon, pentru a putea contacta un client cu privire la soldurile neplătite. Cu toate acestea, departamentul de contabilitate, în majoritatea situațiilor, ar prefera să vadă totalul creanțelor restante și nu informațiile despre clienți legate de tranzacții specifice. Ori de câte ori un departament de conturi de încasat actualizează o sumă datorată într-o evidență a clientului, contul de control din registrul general este actualizat cu modificarea, ceea ce oferă acces ușor disponibil la totalul conturilor de încasat.
Un cont de control este actualizat atunci când registrele subsidiare transferă sistematic informații în registrul general. Momentul actualizărilor pentru controlul conturilor depinde de diverși factori, inclusiv de complexitatea sistemelor implicate, de dimensiunea corporației și chiar de programarea activităților de închidere a contabilității la sfârșitul lunii. În corporațiile mai mari, sistemul de registru general va fi de obicei propriul său sistem software independent, separat de registrele subsidiare care urmăresc tranzacțiile pentru elemente precum conturile de încasat sau stocurile. Conturile de control în astfel de situații ar putea să nu fie actualizate pe parcursul lunii, deoarece programarea transferului de informații între registrul subsidiar și registrul general nu este în timp real. Este posibil ca întreprinderile mai mici să nu aibă aceeași problemă, deoarece registrele generale și registrele subsidiare ar putea fi incluse într-un singur pachet software.
Unul dintre beneficiile conturilor de control este potențialul unei creșteri a separării sarcinilor, care este utilă pentru a ajuta la limitarea erorilor și fraudei. Adesea, persoanele care trebuie să urmărească datele din registrele subsidiare sunt separate de cei care acumulează datele financiare. Ca atare, atunci când sunt create situațiile financiare, vor fi efectuate reconcilieri între conturile de control și registrele subsidiare pentru a se asigura că este raportat soldul corect pentru un anumit element rând. În cele din urmă, conturile de control permit o acumulare mai ușoară și mai rapidă de date financiare pentru departamentele de contabilitate.