Managementul de conținut al întreprinderii este un produs software care gestionează documente scrise. Acest tip de software se găsește cel mai frecvent în corporații sau instituții mari. Cerința pentru acest tip de software a crescut din utilizarea programelor de procesare a textului pentru dezvoltarea conținutului și nevoia de a gestiona acest proces cu un număr mare de editori și colaboratori.
Există două clase de soluții de management al conținutului pentru întreprinderi: managementul conținutului site-ului web și managementul conținutului proceselor de afaceri. Ambele clase oferă un set standard de caracteristici și funcționalități concepute pentru a îmbunătăți gestionarea documentelor, editare, versiuni și aprobări. Implementarea efectivă a acestor concepte diferă între cele două opțiuni. Acest lucru are un impact asupra transparenței și a procesului de afaceri necesar pentru utilizarea acestor sisteme.
Într-un sistem de management al conținutului unui site web, rezultatul fluxului de lucru este publicat pe site-ul web al companiei. Toate documentele, schițele și versiunile sunt stocate și menținute pe un server web. Pentru a accesa acest sistem, utilizatorii intră pe Internet și accesează site-ul web al companiei. Ei introduc un nume de utilizator și o parolă pentru a vedea conținutul pe care sunt responsabili pentru crearea, editarea și aprobarea.
Fiecare document care urmează să fie publicat pe site trebuie să fie creat în acest sistem. Autorul articolului îl trimite apoi echipei pentru editare. Diferiți utilizatori pot accesa documentul, edita și salva modificările. Software-ul urmărește modificările făcute de fiecare persoană și păstrează versiunile în ordinea corectă.
La sfârșitul procesului de editare, documentul este înaintat aprobatorului pentru revizuire. Aprobatorul examinează versiunea finală a schiței și poate vedea toate editările și modificările efectuate și de către cine. După aprobare, documentul este publicat pe site.
Sistemul de management al conținutului pentru procesele de afaceri este configurat pe un server de documente în rețea și este situat în spatele firewall-ului corporativ. Accesul se acordă în funcție de poziția și nivelul de responsabilitate. În acest mediu, toate documentele sunt stocate în software de procesare de text, permițând utilizatorilor să utilizeze cu ușurință instrumentele existente pentru a îndeplini cerințele.
Documentele pot fi bazate pe șabloane sau formulare și sunt stocate într-un depozit partajat. Utilizatorii accesează șabloanele și le actualizează după cum este necesar. După finalizare, documentele sunt postate în directorul partajat și o notificare este trimisă următoarei persoane din procesul de afaceri. Ei revizuiesc și editează documentul după cum este necesar. La finalizare, documentul este aprobat și nu mai pot fi făcute modificări.