Groupware este un software care facilitează un grup de oameni care lucrează în cadrul aceluiași sistem sau aplicație, indiferent unde se află. Astfel de aplicații de grupare sunt de obicei e-mail, grupuri de știri și chat. Aplicațiile de grup obișnuite care sunt ușor de recunoscut de utilizatorii de computere din ziua de azi includ Lotus Notes, sisteme de server de e-mail precum FirstClass și Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink și Workspot.
Unii experți împart instrumentele de grup în trei categorii: instrumente de comunicare, instrumente de conferință și instrumente de management colaborativ. Instrumentele de comunicare includ e-mail, FAX și mesagerie vocală. Instrumentele de conferință includ conferințe de date, voce și video; și panouri de mesaje și camere de chat. Instrumentele de management colaborativ includ calendare electronice, sisteme de management de proiect și sisteme de flux de lucru.
Alți experți împart echipamentele de grup în două categorii legate de timp și alte două categorii legate de loc. Când angajații folosesc o aplicație în același timp, aceasta este un program de grup sincron; lucrătorii care folosesc aceeași aplicație în momente diferite, totuși, folosesc grupări asincrone. Categoriile legate de loc sunt colocate, grupare care sunt folosite de oameni din același loc; și distanță, grupware care este folosit de oameni în diferite locuri.
Companiile folosesc programul de grup din mai multe motive. Un motiv principal este de a ocoli problema tradițională de a avea angajați în locuri diferite care trebuie să lucreze la aceeași aplicație. Conectându-se la un server de rețea sau intranet, angajații din locuri diferite pot accesa aceeași aplicație și pot beneficia de diversele perspective și opinii ale altora. Această funcționalitate este o fațetă principală a telecommutingului. Dacă vă puteți autentifica la serverul companiei de oriunde, atunci nu trebuie să fiți la birou pentru a accesa anumite grupări.
Telecommutingul poate economisi costurile de călătorie atât pentru companii, cât și pentru angajați. De asemenea, poate permite comunicarea în timp real atunci când altfel ar fi imposibil. Această comunicare poate favoriza o mai bună înțelegere a țintelor și obiectivelor proiectelor unei afaceri, prin discuții de grup a fiecărui pas de-a lungul drumului către atingerea acelor ținte și obiective.
O altă utilizare a programelor de grup este rezolvarea problemelor de grup. De multe ori, unii angajați văd lucrurile diferit de alți angajați. Dacă toți lucrează în același cadru de aplicație, pot rezolva problemele în mod colectiv, economisind timp și bani companiei. Fără software de grup, o astfel de cooperare în timp real nu ar fi posibilă.