Amortizarea se referă la valoarea pierdută de un activ, care este utilizată în scopuri comerciale din cauza uzurii în timpul utilizării. Înregistrarea contabilă pentru amortizare este reprezentată atât în bilanțul unei întreprinderi, cât și în contul de profit și pierdere al acesteia. În contul de profit și pierdere, înregistrarea pentru amortizare este un cont debitor care reprezintă valoarea deprecierii pe care a suferit-o activul în acea perioadă contabilă. În schimb, înregistrarea în bilanţ este un credit şi reprezintă suma deprecierii care s-a acumulat asupra activului până la acel moment.
Orice bun care este folosit de o afacere, cum ar fi o mașină, un computer sau o clădire, suferă o pierdere de valoare pe măsură ce este utilizat într-o perioadă de timp. Acea pierdere de valoare, cunoscută sub denumirea de amortizare, este un principiu important pe care companiile trebuie să-l înțeleagă atunci când vine timpul să-și întocmească contabilitatea. Înregistrarea pentru amortizare se bazează pe principiul de potrivire, prin care venitul realizat de un activ este compensat cu valoarea pierdută în timp.
Pe un bilanţ, intrarea pentru depreciere se acumulează în timp. Este cunoscut ca un cont contrar deoarece funcționează împotriva costului amortizarii și este de obicei înregistrat la rubrica de imobilizări corporale. Înregistrarea este un credit în bilanţ și se reportează de la o perioadă la alta. De exemplu, un vehicul de afaceri care a fost amortizat timp de cinci ani la o rată de 200 USD pe an ar avea o depreciere acumulată de 1,000 USD în bilanţ.
În schimb, înregistrarea pentru amortizare pe o declarație de venit, care determină impozitele pe care trebuie să le plătească o întreprindere, este un cont de debit și este doar temporară. Valoarea anuală a amortizarii este cunoscută sub denumirea de cheltuială cu amortizarea. Această sumă se reduce în fiecare an și nu se reportează. Folosind exemplul de mai sus, cheltuiala cu amortizarea vehiculului în primul an ar fi de 200 USD și tot ar fi de 200 USD în al doilea, al treilea și așa mai departe.
Valoarea deprecierii unui activ se calculează prin mai multe metode, cele două metode generale fiind metoda liniară, în care aceeași sumă este amortizată în fiecare an, și amortizarea accelerată, în care o sumă mai mare este amortizată în primul an cu sume în scădere amortizate în fiecare an următor. Este important de menționat că înregistrarea cheltuielilor cu amortizarea nu reprezintă o pierdere de numerar pentru afacere, ci o pierdere de venit. În plus, costul activului, așa cum este listat în bilanț după amortizare, poate să nu fie reprezentativ pentru valoarea reală de piață a activului, ci este pur și simplu o încercare, prin contabilitate, de a echilibra costurile și cheltuielile.