Inventarul proprietății este o listă a tuturor activelor și proprietăților deținute de o persoană fizică sau de o operațiune comercială. O listă de acest tip va include informații referitoare la natura, valoarea curentă și prețul de cumpărare al fiecărui activ. Nu este neobișnuit ca o listă de inventar al proprietății să fie menținută ca document de referință pentru pregătirea declarațiilor fiscale sau în scopul asigurării activelor.
Structura exactă a unui inventar al proprietății va varia ușor, în funcție de reglementările guvernamentale care pot solicita ca anumite date să fie incluse în orice înregistrări utilizate ca documentație justificativă pentru câștigurile și pierderile raportate în declarațiile fiscale. Mai multe tipuri de date sunt incluse în aproape fiecare exemplu de acest tip de listă. Este inclusă o descriere scurtă, dar precisă a fiecărui activ, împreună cu prețul de achiziție inițial și data achiziției. Valoarea actuală evaluată a fiecărui activ este, de asemenea, inclusă în detaliul inventarului.
Copiile pe hârtie ale celui mai recent inventar sunt adesea păstrate într-o locație securizată, cum ar fi o cutie de depozit bancar. Astăzi, nu este neobișnuit ca o copie electronică să fie plasată într-un tip de unitate de stocare a datelor la distanță. Acest lucru face posibilă accesarea listei chiar dacă instalația principală a unei companii este avariată din cauza unui tip de dezastru natural.
Una dintre cele mai importante funcții ale unui inventar de proprietăți este de a ajuta persoanele fizice și întreprinderile să urmărească valoarea actuală a activelor, facilitând documentarea fiecărui câștig sau pierdere care apare pe parcursul anului fiscal. Menținerea unui număr curent al modificărilor celei mai recente valori evaluate a fiecărui activ face posibilă calcularea câștigurilor și pierderilor pe măsură ce activele sunt vândute și calcularea oricăror taxe care ar putea fi datorate ca urmare a acestor tranzacții. Companiile folosesc adesea un șablon specific pentru acest tip de listă, ceea ce facilitează efectuarea de modificări la listă atunci când și după cum este necesar pentru a menține datele la zi.
Pe lângă utilizarea în menținerea datelor exacte în scopuri fiscale, un inventar al proprietății este, de asemenea, util pentru actualizarea companiilor de asigurări în orice modificare a statutului unui bun asigurat. Această modificare se poate datora vânzării recente a activului sau achiziției unui activ care trebuie inclus în acoperire. Informațiile care sunt incluse în mod obișnuit într-un inventar al proprietății sunt, de asemenea, utile atunci când activele sunt deteriorate sau furate, deoarece aceleași date sunt în mod normal necesare atunci când depuneți o reclamație la asigurător.