Managementul aprovizionării este un termen care este folosit pentru a descrie procesele utilizate de multe companii pentru a achiziționa, inventaria și distribui articole care sunt utilizate în operațiunile în curs de desfășurare ale afacerii. Procesul de management al aprovizionării se referă la materiile prime utilizate în producție, precum și la rechizite de birou, componente pentru repararea mașinilor și orice alte articole care sunt utilizate intern pentru funcționarea continuă a companiei. Un obiectiv major al managementului eficient al lanțului de aprovizionare este de a echilibra nevoia de a avea articole la îndemână atunci când este necesar cu menținerea unui inventar mai mic, permițând companiei să suporte mai puține cheltuieli.
Pentru multe companii, procesul de management al aprovizionării începe cu un departament sau grup central de achiziții. Acest grup coordonează în mod activ achiziționarea de materii prime, piese de schimb și consumabile și chiar articole precum hârtie de copiere, creioane și cartușe de imprimantă. Un grup de achiziții va căuta să găsească furnizori eficienți din punct de vedere al costurilor și să stabilească relații care să permită companiei să achiziționeze articole fie în funcție de necesități, fie într-un program prestabilit care poate fi modificat dacă este necesar. Apoi, grupul coordonează livrarea articolelor, astfel încât acestea să ajungă la instalațiile fabricii cu puțin timp înainte de a fi necesare.
Pentru multe persoane implicate în managementul aprovizionării, un concept tradițional care guvernează procesul general este cunoscut pur și simplu ca utilizare. Utilizarea se referă la numărul de unități ale unui articol dat care sunt utilizate în mod obișnuit într-un interval de timp dat, cum ar fi o lună calendaristică. Determinarea utilizării medii este utilă pentru managerul de aprovizionare, deoarece face posibilă proiectarea când se va epuiza rezerva curentă și va fi necesară comandarea mai multor unități pentru livrare cu puțin timp înainte de a fi necesare.
Prin coordonarea achiziției cu utilizarea, procesul de management al aprovizionării realizează două lucruri. În primul rând, procesul face posibilă proiectarea și rămânerea într-un buget viabil, asigurându-se că materialele și alte elemente necesare pentru a menține funcționarea companiei sunt întotdeauna prezente. În al doilea rând, gestionarea eficientă a aprovizionării facilitează, de asemenea, practicarea unui control responsabil al stocurilor, menținând numărul de unități la îndemână pentru orice articol dat la un anumit nivel și reducând astfel la minimum povara fiscală pe care companiile o plătesc pentru materiile prime, mărfurile în proces și produsele finite.
În trecut, procesul de gestionare a aprovizionării se baza în mare măsură pe un proces manual de evidență care urmărea comanda, primirea și plățile fiecărui articol achiziționat pentru uzul companiei. Ca parte a acestor înregistrări manuale, calcularea utilizării pe baza datelor de emitere către diferite departamente din cadrul companiei a fost esențială. Astăzi, software-ul de gestionare a aprovizionării gestionează multe dintre calcule în mod automat, deoarece chitanțele și plățile sunt înregistrate în baza de date. Acest lucru face posibil ca managerii de aprovizionare să ruleze rapid rapoarte care indică ce articole ar trebui să fie recomandate în săptămâna următoare și câte unități din fiecare articol ar trebui comandate.
Unele dintre programele software de gestionare a aprovizionărilor mai robuste sunt chiar capabile să creeze formulare de aprobare internă a comenzilor electronice și pe hârtie, cum ar fi cererile care sunt transmise unui departament central de achiziții și cărora li se atribuie un număr de factură care să fie menționat în comanda reală. Software-ul de acest tip poate crea adesea formulare de onorare a comenzilor și poate distribui copii către departamentele autorizate odată ce materialele sunt efectiv primite la locul unde vor fi utilizate.